Pro většinu zaměstnanců na plný úvazek, kteří jsou zvyklí dojíždět do kanceláře, může být přechod na režim práce z domova náročný. Lidé komunikují častěji napříč nejrůznějšími nástroji digitální komunikace a očekávají okamžité reakce. Mnoho z nich zažívá kognitivní přetížení. Ztrácí se v organizaci.

Většina společností a jejich zaměstnanců se přizpůsobila změnám v pracovním režimu, který zavedla v průběhu pandemie. Ale co když vaše společnost není jednou z nich? Co když uvízla nebo zcela selhává v celosvětovém experimentu práce z domova? Příčin problémů může být hned několik.

Posloucháte své lidi?

Zaměstnanci potřebují „bezpečný prostor“, aby mohli komunikovat své potřeby. V důsledku toho musí lídři věnovat čas naslouchání zaměstnancům a praktikovat více empatie. I malá gesta jako například otázka: „Je vhodná doba na tuto diskusi?“ nebo: „Měli bychom si udělat pětiminutovou přestávku?“ pomáhá budovat cestu důvěry a získat si respekt zaměstnanců.

Pokud se rozhodnete pro anonymní výzkum, mesbírejte pouze data. Ujistěte se, že výsledky jsou skutečně viditelné pro vedoucí manažery a dokáží s nimi pracovat.

Je vaše komunikace organizovaná a konzistentní?

Postupem času si vaši zaměstnanci možná vytvoří řadu cest a způsobů, jak spolu komunikovat na různých úrovních i na dálku. Může z toho vznikonut bezpočet chatů, sms, zpráv na Slacku a videohovorů. Bez synchronizovaných priorit nebo dobře koordinovaného vzájemného funkčního úsilí může taková komunikace snižovat jejich produktivitu. Zvýrazněte jeden strategický kanál, který vám pomůže držet strategickou linku komunikace nad ostatními.

TIPY:

• Ujistěte se, že každý vedoucí pracovní stanoví priority týdne a sdělí je příslušným zaměstnancům.
• Zvažte pravidelné týdenní video zprávu od generálního ředitele vůči všem zaměstnancům, která vysvětluje cíle pro nadcházející týden.
• V pátek posílejte shrnující zprávu, která upozorní na úspěchy týdne, možná se zmíní o jednom nebo dvou zaměstnancích, kteří měli velký úspěch nebo dopad.

Chybí odpovědnost?

Pokud máte špatně nastavené odpovědnosti za úkoly v týmech, zde je pár doporučení, jak to napravit:

• Najděte efektivní nástroj odpovědnosti (Slack může být skvělým nástrojem agility).
• Koučujte zaměstnance, aby do svého kalendáře vkládali činnosti zaměřené na vysoký výkon a výsledky.
• Pomáhejte manažerům upřednostňovat iniciativy.
• Zlepšete následnou odpovědnost poskytováním včasné zpětné vazby a vytvořením jediného zdroje pravdy a znalostí, ke kterému mají přístup všichni zaměstnanci.
• Začněte budovat kulturu koučování.

Podporujete hranice produktivity?

Když všichni pracují z domova, je snadné ztratit představu o pracovním a osobním životě. Nakonec neexistuje žádný rozdíl a všechno se mísí dohromady. To není zdravé, ani udržitelné. Zvažte nastavení firemní politiky, která zaměstnance naučí komunikovat na konci pracovního dne s upozorněním, že až do běžné pracovní doby neočekává korespondenci. To je důležité zejména pro globálně distribuované týmy. Takto zůstanou lidé stále produktivní s rozumnou rovnováhou mezi pracovním a soukromým životem.

Překážky v práci na dálku mají často málo společného s tím, kde zaměstnanci skutečně pracují. Jinými slovy, není to o tom, odkud zaměstnanci pracují, je to o vlastní práci a jejím nastavení.

-bb-

Do you sense the home office model is not working at your company?

For most full-time employees used to commuting to the office, the transition to working from home can be challenging. People communicate more often across a variety of digital communication tools and expect immediate responses. Many of them experience cognitive overload and become lost in what to prioritise.

Most companies and their employees have adapted to changes in the working regime introduced during the pandemic. But what if your company is not one of them? What if it gets stuck or completely fails in the worldwide experiment of working from home? Problems may be due to several causes.

Do you listen to your staff?

Employees need a "safe space" to communicate their needs. This means leaders should spend time listening to employees and practising more empathy. Even small gestures such as the question "Is now a good time for this discussion?" or "Should we take a five-minute break?" help build a sense of trust and gain the respect of employees.

If you opt for anonymous surveys, only collect data. Ensure the results are properly visible to senior managers and that they can work with them.

Is your communication organised and consistent?

Over time, your employees may develop a number of paths and ways to communicate with one another at different levels and remotely. This can result in countless chats, sms texts, messages on Slack and video calls. Without synchronised priorities or well coordinated functional efforts, such communication might reduce their productivity. Give preference to one strategic channel above others to help maintain the strategic line of communication.

TIPS:

• Make sure each manager sets priorities for the week and communicates them to the appropriate employees.
• Consider a regular weekly video report from the CEO to all employees, explaining the goals for the coming week.
• On Fridays send a summary report highlighting that week's achievements, perhaps mentioning one or two employees who have had great success or impact.

Lack of responsibility?

If you have misconfigured responsibilities for team tasks, here are some suggestions on how to fix things:

• Find an effective tool of responsibility (Slack is potentially an excellent tool for agility).
• Coach employees to include high-performance, results-oriented activities in their calendars.
• Help managers prioritise initiatives.
• Improve follow-up accountability by providing timely feedback and creating a single source of truth and knowledge that all employees have access to.
• Start building a culture of coaching.

Do you support the limits of productivity?

When everyone works from home, it is easy to lose track of work and personal life. In the end, there is no difference and everything is mixed together. This is neither healthy nor sustainable. Consider setting up a company policy that teaches employees communicating at the end of the business day to add the proviso that they do not expect a response until normal business hours. This is especially important for globally distributed teams. In this way, people will remain productive with a reasonable work-life balance.

Barriers to teleworking often have little to do with where employees actually work. In other words, it's not about where the employees are working from, but rather their own work and its settings.

-bb-