Just as there are certain principles for e-mails and personal meetings, likewise business and conference talks on the phone have some unwritten rules. Following The Daily Muse website, we list them here. Are you already following them?
1. Agree on who calls whom, at what telephone number and when. Mailing three minutes after an important call should have taken place to ask if you can call and what number, delays both sides.
2. If you are the one asking about something, then you should be the first to call. On the other hand, if someone needs help from you, agree to let the other person call you first in order not to chase him or her.
3. Reserve the time which, according to the needs (and experience), the call will take. It may be 5, 10 or 20 minutes. Usually, a call should not last more than 30 minutes. If so, it is obvious that a personal meeting will be better.
4. If you know that you cannot make an important call, notify the person via email or SMS beforehand. Ensure him or her that you will call as soon as possible. Apologies for the delay can be made later.
5. If the callee does not respond to your call, do not leave a voice message immediately. Try to call again two or three minutes later and then leave a message, if necessary, regarding how long you will be available. Do not call again if the situation is not urgent.
6. If you are planning a conference call, set a dial-in beforehand. There are many free providers of these services, such as UberConference.
7. Reduce the number of participants to a minimum. The more people involved in the call, the less they will listen. Contact only those people who are really important for negotiations; inform others collectively via e-mail.
8. Find a quiet place where there is a good signal. Using a landline eliminates technical problems.
9. If you have no other option than to call from a busy office, let your colleagues around know that you will have an important phone call. It is respectful to reduce the ambient noise to a minimum.
10. If you are calling from another device than you are used to, make sure that you know how to deal with the phone. This applies especially to phones with different operating systems. Faulty switching of calls or the inability to lead to another participant only worsens further negotiations.
11. Preferably do not use a presentation during the call to share important information. If, however, you have to do so, use a service such as screen sharing or GoToMeeting Screenleap instead of e-mail.
12. If you use screen sharing, again make sure it works before the start of an important call and that your counterpart is also technically equipped to share necessary materials with you.
13. If you talk to the callee first, consider instead using video conferencing to maximise his or her attention.
Here we have given a few basic tips that should help safeguard you from technical and other problems associated with your phone calls. In the following part, we will add some other equally important principles to the list.
-bn-
(Ne)psaná pravidla pro vedení pracovních telefonátů (1. díl)
Stejně tak jako existují jisté zásady pro emailovou korespondenci a osobní schůzky, tak i obchodní a konferenční jednání po telefonu mají několik nepsaných pravidel. Nyní jsme je za pomoci serveru The Daily Muse sepsali. Řídíte se podle nich?
1. Dohodněte se na tom, kdo zavolá komu, na jaké telefonní číslo a kdy. Mailing 3 minuty poté, co měl důležitý hovor proběhnout, zda můžete zavolat a na jaké číslo, zdržuje obě strany.
2. Jste-li ten, co o něco žádá, pak vy byste měl být i ten, kdo zavolá jako první. Pokud naopak máte někomu pomoci vy, dohodněte se, ať vám druhá osoba zavolá první, ať ji nemusíte nahánět.
3. Vyhraďte si čas, který podle potřeby (i zkušeností) rozhovor zabere. Může to být 5, 10 i 20 minut. Obvykle by telefonát neměl trvat déle než 30 minut. Pak je očividné, že bude lepší osobní schůzka.
4. Víte-li, že nestíháte důležitý hovor, uvědomte osobu emailem nebo SMS zprávou předem. Ujistěte ji, že zavoláte okamžitě, jakmile to bude možné. Omluvy za zpoždění vyřešíte pak.
5. Pokud volaný nereaguje na váš telefonát, nenechejte mu hlasovou zprávu hned napoprvé. Zkuste mu zavolat o 2-3 minuty později a poté zanechte zprávu, je-li třeba, s informací, jak dlouho ještě budete k dispozici. Nevolejte znovu, pokud není situace urgentní.
6. Pokud plánujete konferenční hovor, nastavte si vytáčení osob předem. Existuje mnoho poskytovatelů těchto služeb, které jsou zdarma, například UberConference.
7. Snižte počet účastníků na minimum. Čím více lidí bude zapojených do hovoru, tím méně budou poslouchat. Kontaktujte pouze ty osoby, které jsou skutečně pro jednání důležité, ostatní souhrnně informujte emailem.
8. Najděte si klidné místo, kde je dobrý signál. Použití pevné linky eliminuje technické problémy.
9. Pokud nemáte jinou možnost než volat z rušné kanceláře, uvědomte kolegy okolo, že budete mít důležitý telefonát. Je slušností snížit okolní hluk na minimum.
10. Jestliže voláte z jiného zařízení, než jste zvyklí, ujistěte se, že víte, jak s telefonem zacházet. To se týká především telefonů s odlišným operačním systémem. Chybné přepojování telefonátů nebo neschopnost vést připojit dalšího účastníka jen znepříjemní další jednání.
11. Raději nepoužívejte prezentace během telefonátu ke sdílení důležitých informací. Pokud však musíte, využijte namísto emailu službu sdílení obrazovky například pomocí GoToMeeting nebo Screenleap.
12. Pokud využíváte službu sdílení obrazovky, opět se ujistěte, že funguje ještě před zahájením důležitého hovoru a že i váš protějšek je technicky vybaven, aby s vámi mohl potřebné materiály sdílet.
13. Hovoříte-li s volaným poprvé, zvažte raději využití videokonference, abyste maximalizovali jeho pozornost.
Zde jsme vám poskytli jen několik základních rad, které by vám měli ulehčit od technických a dalších problémů spojených s vašimi telefonáty. V následujícím díle tento seznam doplníme o další neméně důležité zásady.
-bn-