The Five Whys technique was developed by Toyota as part of its training program aimed at problem-solving. By asking why five times, the causes of problems become apparent and solutions are easy to identify. The Five Whys can be applied every time something unexpected happens. Be it the failure of a marketing program or development mistakes, it can be applied to both technical and human-based problems. It is a great method for root cause analysis, for exploring why something unexpected happened, says the fastcompany.com website.
How it works
First, invite all the people who have been affected by the issue to a meeting. Then ask "Why?" five times. That will navigate you to the solution. Then assign responsibilities and send the results to your team in an e-mail. There should be five corrective actions that were defined at the meeting.
Five whys
It is not as easy as it might seem to ask the right questions. It is crucial to choose the very first why correctly. Don’t examine all possible paths at first, just pick one path that lets you to carry out as few corrective actions as possible. You want to keep the scope as tight as the situation allows.
- Identify the problem.
- Identify the cause. Ask: ”Why did this happen?”
- Write down the cause or causes. You can use a diagram or a table.
- For each cause, ask again why it happened and identify the cause.
- For each problem you need five (or fewer) whys in order to get to the root cause.
Example
- Why there was the breakdown? Because our database became locked.
- Why did it become locked? Because there were too many requests.
- Why there were too many requests? Because the database wasn't load tested. We did not expect that.
- Why it wasn't load tested? Because we don't have this testing included in our development process.
- Why we don't have it included in the process? We never needed it, but now we are at new levels of scale.
Once you have found your root motivation or the root cause of the problem, you know what to do. Agree on the next five steps to solve the problem and assign responsibilities.
-jk-
"Pět proč" vyřeší každý problém
Technika Pěti proč byla vyvinuta ve firmě Toyota jako součást školení zaměřeného na řešení problémů. Když se zeptáte proč pětkrát za sebou, bude problém jasný a řešení snadno naleznete. Pět proč by mělo být použito pokaždé, když se vyskytne neočekávaný problém, ať už jde o selhání marketingového programu nebo mýlky při vývoj. Tato technika se dá použít na technické i lidské problémy. Je to skvělá metoda na odhalení skutečně prvotní příčiny daného problému. Pomáhá zkrátka nalézt řešení problému, který se objevil naprosto neočekávaně, tvrdí web fastcompany.com.
Jak to funguje
Pozvěte všechny, kterých se daný problém nějak dotýká na společnou poradu. Potom je na čase zeptat se pětkrát proč. Tyto otázky vás postupně navedou k řešení. Následně se přidělí odpovědnosti a výsledek celé porady se zašle na e-mail účastníkům i ostatním. Pro každý problém by mělo být nalezeno 5 nápravných kroků.
Pět proč
Ptát se správně není tak snadné, jak by se mohlo zdát. Důležité je vybrat správně první otázku. Nesmíte se snažit vydat všemi cestami, které jsou myslitelné. Vyberte jen cestu, která je nejkratší a vygeneruje co nejméně kroků potřebných k nápravě. Váš záběr musí zůstat úzký, jak jen je to možné.
- Identifikujte problém.
- Identifikujte jeho příčinu, zeptejte se: „Proč se to stalo?“
- Zapište si příčinu nebo příčiny. Můžete použít diagram nebo tabulku.
- U každé příčiny se zeptejte proč k ní došlo a opět si zapište příčiny.
- Pro každý problém potřebujete 5 (nebo méně) proč, abyste se dostali až k prvotní příčině.
Příklad
- Proč nám spadl systém? Protože naše databáze přestala pracovat.
- Proč přestala databáze pracovat? Protože bylo zadáno příliš mnoho dotazů.
- Proč bylo zadáno příliš mnoho dotazů? Databáze nebyla na takovou zátěž testována, neočekávali jsme to.
- Proč jsme ji netestovali na takovou zátěž? Takový test v našem vývojářském procesu chybí.
- Proč v procesu takový test chybí? Nikdy jsme jej nepotřebovali, ale nyní se dostáváme na novou úroveň množství dotazů.
Jakmile jste našli prvotní příčinu nebo motivaci určitého chování, víte co musíte vyřešit. Pak se dohodněte na postupu řešení v pěti následujících krocích a přidělte odpovědnosti.
-jk-