If you fall sick or are otherwise unable to work, who will keep your business running? Prepare your business for unforeseen circumstances that may arise.
Revenue and expansion plans are necessary for a small business to grow, but they are just some of the variables that are part of the planning equation. It is also a good idea to consider creating a business continuity plan that formalises the steps you can take to keep processes running even in the event of a sudden crisis.
Planning will help keep your company going and employees will not lose direction if anything happens to you or one of your business partners. It gives assurance that work will continue and that in the event of problems, there is a clear way forward.
Planning is the worst part
First, consider any potential threats your organisation may face. Also consider the case where, as the owner, you will not be able to supervise and organise the day-to-day activities of the company or carry out your usual duties. Then create a plan outlining the process of responding to these threats and protecting operations during and after the unexpected situation.
Parts of the plan
Both business continuity plans and contingency plans are usually aimed at disaster recovery in cases of, say, fires, earthquakes or hurricanes. While these natural disasters may be devastating, economic recovery can occur more quickly if there is a clear road-map. In the current COVID-19 pandemic, emergency planning must adapt to the new challenges posed by the situation. Therefore, your plan should be based primarily on the type of risk you are facing. Each risk has its own set of problems and solutions so the company can continue to operate.
Team roles and responsibilities
Another element of the plan should be to document the team that will deal with the situation. In the event of the incapacity of a small business owner who is responsible for organising and running a business, a lawyer, accountant and key management staff are likely to be available. Plans should clarify job responsibilities and document which individuals are responsible for securing and restoring each function of the organisation - from the most important to the most common tasks. They should further describe the responsibilities of that function in order of importance. It is also important to ensure all documentation is up-to-date, accessible and clear.
Backup and security
It is advisable to select some reliable and trustworthy employees who will be cross-trained in key functions of the company. At the same time, they will need easy access to important functions and assets, such as bank accounts and payroll. Using a password vault, together with a set of encrypted files, will provide employees with the information they need and keep this confidential information secure until it is required. Other questions you should ask yourself are:
- Is business insurance in place?
- Do you have a list of where all your employees live?
- Do you have their contact details?
- Have you stored data in the cloud if physical locations were to be destroyed?
One of the main benefits of the plan is that it allows you to train your team to execute it in scenarios that may affect your company. Thus they will receive important training on how to work in a crisis and at the same time often acquire a deeper sense of belonging to the company.
-bb-
Už máte vaši strategii pro udržení kontinuity podnikání?
Pokud onemocníte nebo nebudete jinak moci pracovat, kdo udrží vaše podnikání v provozu? Připravte svou firmu na nenadálé okolnosti, které mohou nastat.
Plány výnosů a expanze jsou nezbytné pro růst malé firmy, ale jsou to jen některé z proměnných, které jsou součástí plánovací rovnice. Je dobré také zvážit vytvoření plánu kontinuity podnikání, který formalizuje kroky, které můžete podniknout k tomu, aby procesy pokračovaly i v případě náhlé krize.
Plánování pomůže udržet vaši společnost v běhu a zaměstnanci neztratí směr, pokud se vám nebo některému z vašich obchodních partnerů cokoli stane. Dává jistotu, že práce bude pokračovat a v případě problémů existuje jasný postup, jak dále postupovat.
Nejhorší je vše naplánovat
Nejprve posuďte všechny potenciální hrozby, kterým vaše organizace může čelit. Zohledněte i případ, kdy jako vlastník nebudete mít možnost dohlížet a organizovat každodenní činnosti ve společnosti nebo vykonávat své obvyklé funkce. Poté vytvořte plán, který nastíní proces reakce na tyto hrozby a ochrání operace během neočekávané situace i po ní.
Součásti plánu
Plány kontinuity podnikání nebo také pohotovostní plány jsou plány obvykle zahrnují protokoly pro případ katastrofy, jako jsou požáry, zemětřesení a hurikány. I když tyto přírodní katastrofy mohou být ničivé, k ekonomickému zotavení může dojít rychleji, pokud existuje jasný plán postupu. Při současné pandemii COVID-19 se musí nouzové plánování přizpůsobit novým výzvám, které situace představuje. Váš plán proto měl být založen primárně na typu rizika, kterému čelí. Každé riziko má totiž svůj vlastní soubor problémů a způsobů, jak tyto problémy řešit, aby mohl podnik pokračovat v činnosti.
Role a povinnosti týmu
Dalším prvkem plánu by mělo být zdokumentování týmu, který bude situaci řešit. V případě pracovní neschopnosti vlastníka malého podniku, v jehož kompetenci je firmu řídit a organizovat, pravděpodobně bude za potřebí mít k dispozici právníka, účetního a klíčové vedoucí pracovníky. Plány by měly vyjasnit pracovní povinnosti a dokumentovat, kteří jednotlivci jsou odpovědní za zabezpečení a obnovení každé funkce organizace – od nejdůležitějších po nejobvyklejší úkoly – a popsat povinnosti této funkce v pořadí podle důležitosti. Je také důležité zajistit, aby veškerá dokumentace byla aktuální, přístupná a jasná.
Zálohování a zabezpečení
Je vhodné také pověřit vybrané důvěryhodné zaměstnance, kteří budou křížově proškoleni v klíčových funkcích podniku. Budou zároveň potřebovat snadný přístup k důležitým funkcím a aktivům, jako jsou bankovní účty a výplatní listiny. Použití úschovny hesel spolu se sadou zakódovaných souborů poskytne zaměstnanci informace, které potřebuje, přičemž tyto důvěrné informace uchovává v bezpečí, dokud nejsou vyžadovány. Mezi další otázky, které byste si měli položit jsou:
- Existuje například pojištění v podnikání?
- Máte seznam, kde žijí všichni vaši zaměstnanci?
- Máte jejich kontaktní údaje?
- Uložili jste svá data do cloudu, pokud by se vaše fyzické umístění zničilo?
Jednou z hlavních výhod plánu je, že vám umožňuje trénovat váš tým a provést jej scénáři, které mohou vaši společnost postihnout. Získají díky tomu důležité školení, jak pracovat v krizi a zároveň často i hlubší pocit sounáležitosti s podnikem.
-bb-