Anyone who has recently spent time in online meetings and video conferencing knows that the effectiveness of virtual meetings can vary greatly. So why do some online meetings deliver results while others are not very effective?
Every meeting must be started somehow, have a certain course and then be ended. However, there is a big difference in just planning and managing the meeting, or genuinely leading it from the front. The second option usually proves significantly more effective.
Scheduling the meeting
Planners simply schedule a meeting based on a specific topic.
Leaders, on the other hand, plan meetings so that people are ready and focused. They let participants know in advance what the goals of the meeting are, what should be achieved during its course, what the role of each team member will be and how to prepare.
Opening the meeting
Planners start the meeting from the beginning and then manage it according to the set agenda. They usually handle lighter administrative matters first.
Leaders focus on the purpose and desired outcome, lay the groundwork and reflect the expectations of all participants. At the same time, they monitor people's responsibility for the results of previous steps.
Course of the meeting
Planners give the floor to those who want to contribute to the discussion. Usually they are always the same people. They don't use many technological tools and they try to keep things simple.
Leaders give everyone the same space. They also challenge those team members who would otherwise be silent. To get quality input from team members and in the online environment, they provide all possible tools, such as chat or mind maps.
Ending the meeting
Planners always end the meeting on time and primarily by recapitulating further action steps.
Leaders, on the other hand, document individual items of action and emphasise the commitment of stakeholders. They make sure everyone knows who is responsible for what. At the same time, they document the meeting and then share the record of it.
Conducting meetings in an online meeting environment is a matter of discovering your skills. Becoming a leader, not just a planner, requires foresight, training and patience. But you can trust that the results will be worth your effort.
-bb-
Vedete porady? Nebo je jen řídíte?
Každý, kdo v poslední době tráví čas na online setkáních a videokonferencích, ví, že účinnost virtuálních schůzek se může velmi lišit. Proč tedy některé online schůzky přináší své výsledky, zatímco jiné nejsou příliš efektivní?
Každý, kdo v poslední době tráví čas na online setkáních a videokonferencích, ví, že účinnost virtuálních schůzek se může velmi lišit. Proč tedy některé online schůzky přináší své výsledky, zatímco jiné nejsou příliš efektivní?
Každá schůzka musí být nějak zahájena, má určitý průběh a je následně zakončena. Existuje však velký rozdíl, jestliže meeting jen plánujete a řídíte nebo jej opravdu vedete a jste jeho lídrem. Druhá varianta je zpravidla výrazně efektivnější.
Plánování schůzky
Plánovači schůzek prostě schůzi s konkrétním tématem naplánují.
Lídři setkání naopak plánují tak, aby lidé byli připraveni a soustředěni. Dávají lidem předem vědět, jaké cíle má setkání mít, čeho by mělo být dosaženo v průběhu, jaká bude role každého člena týmu a jak se připravit.
Zahájení schůzky
Plánovači ze začátku schůzi zahájí a poté řídí podle naplánované agendy. Většinou nejprve odbavují lehčí administrativní věci.
Lídři se zaměřují na účel a požadovaný výsledek, stanoví základy a reflektují očekávání všech účastníků. Zároveň sledují odpovědnost lidí za výsledky předchozích kroků.
Průběh schůzky
Plánovači dávají slovo těm, kteří chtějí do diskuze přispět. Obvykle jsou to vždy stejní lidé. Nepoužívají mnoho technologických nástrojů, snaží se udržet věci v jednoduchosti.
Lídři dávají stejný prostor všem. Vyzývají i ty členy týmu, kteří by jinak mlčeli. Pro získání kvalitních vstupů od členů týmu i v online prostředí dávají k dispozici všechny možné nástroje, jako je chat nebo mind mapy.
Ukončení schůzky
Plánovači schůzek končí setkání vždy včas a primárně rekapitulací dalších akčních kroků.
Lídři naopak dokumentují jednotlivé položky akcí a kladou důraz na převzetí závazku zúčastněných stran. Ujišťují se, že každý ví, kdo za co odpovídá. Zároveň dokumentují schůzku a záznam jednání následně sdílí.
Vedení schůzek v online prostředí online schůzky je otázkou objevování svých schopností. Stát se lídrem, nejen pouhým plánovačem, vyžaduje předvídavost, trénink a trpělivost. Věřte ale, že výsledky budou stát za vaše úsilí.
-bb-