A challenging task awaits you, for which you would like to set aside a whole day. You don't want to be disturbed; you already have a concept in mind. Suddenly your eyes rest on the clock on the wall and it has obviously stopped. Okay, so just replace the battery. Now where's the spare ...? Even such minor tasks as this can disrupt your plans.
Any distraction, even a minor one, can throw you completely off course. Without discipline, small tasks will multiply and you will easily lose a few hours from your most productive part of the day. Just try to recall how many times you only wanted to look at a single e-mail but then started dealing with another message that caught your attention. Minor tasks are not always as small as they first seem.
So how do you prevent these little distractions from taking up all your time? Here are five tips.
Put important things first
The priority of your work is key. You can't do everything in one day, so make sure you do the critical work and tasks first, then get down to less urgent business. Even during a busy working day, you can replace demanding mental activity during breaks with small tasks, during which, on the contrary, you can mentally rest (for example, changing the battery in a clock).
There is no such thing as multitasking
It may sound impressive if someone is said to be able to handle multiple tasks at once, but it's not practical. It rarely happens that they will complete all tasks or perform them to the required standard. Stick to one task and work on it until you finish it.
Stick to your list
Do you have a to-do list that tracks your work? So stick with it! This is the only way you can stay "on track" without deviating from the original plan. You will thus be able to solve tasks faster than if you let your attention wander, after which it will be difficult for you to recover your concentration.
Out of sight, out of mind
Keeping the workplace visually clean helps prevent the mind from wandering or being distracted by various objects lying around. Keep only the tools and materials you really need for the current task you are working on.
Remove distractions
Another excellent way to prevent any disturbances is to turn off your phone, listen to music suitable for concentration, or move to an area the wifi signal does not reach where you will have peace and quiet. These are small details, but they really do work.
Stick to the big tasks you need to do. Once you have finished these, the little ones will still be waiting.
-bb-
5 tipů, jak zabránit drobným úkolům, aby vám narušily celý den
Čeká vás náročný úkol, na který jste si raději vyhradili celý den. Nechcete být rušeni, už máte koncept rozmyšlený. Náhle spočine váš zrak na hodinách na stěně, kterým evidentně došla baterie. No co, tak ji prostě dojdete vyměnit. Kde jen může být ta náhradní...? I takto drobné úkoly vás však mohou rozhodit z konceptu.
Každé, byť jen drobné narušení vaší pozornosti, vás může naprosto rozhodit z konceptu. Bez vaší disciplíny se budou akorát drobné úkoly množit a vy ztratíte klidně i pár hodin z vaší neproduktivnější části dne. Vždyť si zkuste vybavit, kolikrát jste se jen chtěli podívat na jediný email a najednou jste začali řešit ještě další zprávu v poště, která zaujala vaši pozornost. Jak se pak záhy často ukazuje – malé úkoly nejsou vždy tak malé, jak se zprvu zdá.
Jak tedy zabránit tomu, aby tato malá rozptýlení zabrala celý váš čas? Zde je 5 tipů:
Dejte důležité věci na první místo
Priorita vaší práce je klíčová. Nemůžete udělat vše za jeden den, takže se ujistěte, že nejprve uděláte kriticky důležitou práci a úkoly a teprve poté se pustíte do záležitostí, které nespěchají. I během rušného pracovního dne můžete náročnou mozkovou aktivitu v přestávkách nahradit drobnými úkony, při nichž si naopak mentálně odpočinete (třeba vyměníte baterii v hodinách).
Multitasking neexistuje
Zní to možná skvěle, pokud někdo údajně dokáže zvládat více úkolů naráz, ale není to praktické. Málokdy se totiž stane, že by všechny úkoly dotáhl do konce, anebo je dokončil v požadované kvalitě. Držte se jednoho úkolu a pracujte na něm, dokud jej nedokončíte.
Držte se svého seznamu
Máte seznam úkolů, který sleduje vaši práci? Tak se ho držte! Jedině tak se dokážete udržet „na trati“, aniž byste se odkláněli od původního plánu. Díky tomu se vám podaří řešit úkoly rychleji, než pokud necháte svou pozornost svést z cesty a složitě pak budete hledat koncentraci.
Sejde z očí, sejde z mysli
Udržování vašeho pracovního místa vizuálně čistého pomáhá vaší mysli, aby se přestala toulat a rozptylovat dalšími předměty ležícími kolem. Nechte si na pracovním stole jen ty pomůcky a materiály, které skutečně potřebujete jen pro daný úkol, na kterém právě pracujete.
Odstraňte rozptýlení
Další skvělý způsob, jak zabránit tomu, aby vás cokoliv vyrušovalo, je vypnutí telefonu, poslech hudby s hudbou vhodnou pro koncentraci nebo třeba přemístění se do prostoru, kam nedosáhne signál wi-fi a máte zde klid. Jsou to drobné detaily, ale skutečně fungují.
Držte se velkých úkolů, které musíte udělat. Po dokončení budou ty malé stále čekat.
-bb-