Communication plays a key role in the productivity and success of any team. And it is the team manager who serves as a role model and creator of communication within the team. Unfortunately, many managers focus only on giving orders and do not work long-term on quality communication with team members. This article will describe what such communication should look like so as to enable effective cooperation of the team as a whole and bring individual members together.
Defining mutual expectations
For an employee to be able to perform well and fulfil expectations, they must first know what the expectations are. In order to prevent potential misunderstandings, manager and team members should clarify what they want and expect from one another.
Building of trust
For communication between manager and team to be trouble-free, it must be based on mutual trust between the manager and individual employees. According to the Business Matters magazine website, no manager should underestimate the importance of informal "one-on-one" talks with team members that help build trust and understanding.
Prevention of negative behaviour
Meetings of the manager with employees should also serve to prevent negative, ineffective or inappropriate behaviour on both sides. Every team has someone whose behaviour can potentially have a negative influence; such situations should be dealt with by the manager as soon as possible before they explode.
Feedback from the employee
Many managers make the mistake of relying only on the annual evaluation meeting to get feedback from employees. But the manager should try to get feedback continuously, and set up such communication systems and an atmosphere within the team that its members know they can always immediately give feedback to the manager.
Ideas and visions for the future
Last but not least, it is necessary for the manager to talk to individual team members about ideas and visions for the future. Similar to the aims set by the whole company, these aims should also be set by the manager individually with team members.
-mm-
Jak v rámci vašeho týmu nastavit kvalitní a efektivní komunikaci
Komunikace hraje klíčovou roli v produktivitě a úspěchu celého týmu. A modelem a strůjcem komunikace v rámci týmu je jeho vedoucí. Bohužel, mnozí manažeři se soustředí pouze na dávání příkazů a nepracují nijak dlouhodobě na kvalitní komunikaci se svými podřízenými. V tomto článku si ukážeme, jak by v rámci vašeho týmu měla vypadat komunikace tak, aby umožňovala efektivní spolupráci celého týmu a aby podporovala sounáležitost jednotlivých členů týmu.
Definice vzájemných očekávání
K tomu, aby zaměstnanec mohl kvalitně pracovat a plnit očekávání, musí nejdříve do detailu vědět, jaká ta očekávání jsou. Aby nedošlo k nějakým šumům v komunikaci, je nutné, aby si manažer a členové týmu vzájemně vyjasnili, co očekávájí a co jeden od druhého požadují.
Budování důvěry
Aby komunikace mezi vedoucím a týmem probíhala bez problémů, musí být založena na vzájemné důvěře manažera a jednotlivých podřízených. Podle webu magazínu Business Matters by proto neměl žádný vedoucí podceňovat důležitost neformálních hovorů typ „jeden na jednoho“ s podřízenými, kterými se buduje vzájemná důvěra a pochopení.
Prevence negativního chování
Sezení manažera se zaměstnanci by také mělo fungovat jako prevence negativního, neefektivního nebo nevhodného chování na obou stranách. V každém týmu se najde někdo, jehož chování může mít negativní vliv na dění v týmu, a takovéto situace by měl manažer řešit co nejdříve předtím, než eskalují.
Zpětná vazba ze strany zaměstnance
Řada manažerů dělá tu chybu, že spoléhá pouze na každoroční bilanční sezení se zaměstnanci, aby od nich zjistil zpětnou vazbu. Tu by se přitom měl snažit získávat průběžně a měl by v rámci týmu nastavit systém komunikace a atmosféru tak, aby členové týmu věděli, že se se svojí zpětnou vazbou mohou na svého vedoucího ihned obrátit.
Ideje a vize do budoucna
V neposlední řadě je nutné, aby manažer společně s jednotlivými členy týmu probíral ideje a vize do budoucna. Stejně jako má nastavené cíle celá firma, měl by je mít nastavené i manažer jednotlivě s konkrétními členy svého týmu.
-mm-