Productivity and work efficiency can always use some improvement. If you are looking for a way to work more efficiently and better organise your day so as to be more productive, Parkinson's law is something you should take into account. It is a kind of paradox that concerns each and every one of us and has an impact on the way we plan and perform tasks. So what is Parkinson's law and what role does it play in our productivity?
Defining Parkinson's law
As Brian Tracy explains on his blog, Parkinson's law states that the time spent on fulfilling a task increases based on the time slot reserved for it. In practice, this means that no matter how much time you allocate to a given task, this is how long it will actually take to complete.
So if you reserve two hours for a task that would normally take just one hour, you will really only finish the task after two hours. This principle, of course, has its limitations: if you were to book just one day to write a novel, it would not be enough. Likewise, if you block three hours for writing a short e-mail, you will most likely finish the task earlier
The risk of procrastination
At the same time, Parkinson's law, within certain limits, really does work. This is because when we know we have more time for a task than we necessarily need, we subconsciously tend to work more slowly and procrastinate. Out of two hours reserved for a task that takes just one, we spend half the time on ineffective work or procrastination.
How to plan your work with Parkinson's law in mind
-
Set realistic, yet challenging deadlines. For maximum efficiency, do not set yourself deadlines that are too benevolent. You will thus ensure you will not spend more time on tasks than is really necessary.
-
Measure how much time tasks take you. If you are working on similar tasks repeatedly, try finishing the task in the most efficient and quickest way possible (of course, while maintaining the required level of quality). You can then use this time entry as a benchmark when planning similar tasks in the future.
- Plan for breaks. A common reason why people sometimes tend to procrastinate or are unable to work in a quick and efficient manner, is that they do not allow for any breaks. Plan your work so that you fully focus on working at specified times, but also include short breaks.
-mm-
Parkinsonův princip: Co to je a jaký má vliv na vaši produktivitu
Na produktivitě a efektivitě práce je vždy co zlepšovat. Jestliže hledáte způsob, jak pracovat chytřeji a jak si lépe zorganizovat svůj pracovní den, abyste byli produktivnější, měli byste brát v potaz tzv. „Parkinsonův princip“. Jedná se o jistý druh paradoxu, který se týká každého z nás a který má vliv na plánování a vykonávání pracovních úkolů. Co to Parkinsonův princip je a jakou roli hraje ve vaší produktivitě?
Co to je Parkinsonův princip
Jak vysvětluje Brian Tracy na svém blogu, Parkinsonův princip uvádí, že délka vypracování pracovního úkolu se prodlužuje podle toho, jak dlouhý časový úsek na tento úkol máme vyčleněný. V praxi to znamená, že ať už si na daný úkol vytyčíte sebedelší čas, tak dlouho vám vykonání tohoto úkolu nakonec zabere.
Pokud si tedy na úkol, který by vám standardně mohl zabrat jednu hodinu, vytyčíte hodiny dvě, úkol skutečně dotáhnete až po daných dvou hodinách. Tento princip má samozřejmě své limity – kdybyste si na napsání románu vytyčili jeden den, nebude vám stačit. Stejně tak, pokud si na napsání krátkého e-mailu vytyčíte tři hodiny, patrně úkol dokončíte dříve.
Riziko prokrastinace
Zároveň je ale v určitých mezích Parkinsonův princip skutečně funguje. A to díky tomu, že pokud víme, že na daný úkol máme více času, než by nám nutně musel zabrat, sklouzáváme podvědomě k menší rychlosti práce a také k prokrastinaci. Na úkolu, který normálně zabere hodinu a my si na něj vyhradili hodiny dvě, tak půlku času strávíme buď neefektivní prací nebo vyloženou prokrastinací.
Jak si plánovat práci s přihlédnutím k Parkinsonovu principu?
-
Dávejte si realistické deadliny, které jsou ale pro vás určitou výzvou. Pro maximální výkonnost si nedávejte příliš benevolentní deadliny. Zajistíte tak, že vám úkoly nezaberou více času, než skutečně musí.
-
Měřte si, kolik času vám úkoly zabírají. Pokud pracujete na podobných úkolech opakovaně, zkuste úkol udělat jednou co nejefektivněji a nejrychleji (samozřejmě při dodržení požadované kvality). Tento časový údaj pak používejte při plánování dalších podobných úkolů do budoucna.
- Plánujte si i přestávky. Častým důvodem, proč lidé sklouzávají k prokrastinaci nebo proč nejsou v určitých chvílích schopni pracovat rychle a efektivně, je, že si nedávají žádné přestávky. Plánujte si úkoly tak, abyste ve vyčleněném časovém úseku pracovali skutečně efektivně a naplno, ale zároveň si po určité době naplánujte i krátkou přestávku.
-mm-