The true qualities of a manager only become apparent when they and their team are faced with an escalating or critical situation. It is in such moments that team members look to their leader as a source of calm, composure, rational thinking and positivity. Of course, they will get none of that if the manager is unable to keep their cool. Here are five tips for keeping a cool head, even during stressful and critical situations.
These tips were provided by ToastMasters.org.
Focus on your breathing
First and foremost, you need to focus on how you breathe. Calm breathing is key to lowering blood pressure and heart rate, and calming both body and mind. If you are feeling overwhelmed, step back for a moment and take ten calm, long breaths. Concentrate on exhaling, which should take twice as long as inhaling.
Do not look for the culprit, seek a solution
While dealing with a crisis, you should focus on positive things. Subconsciously, people first try to find the culprit and give them what for, or shift responsibility for the problem from their own shoulders. Instead, you should try to bring the team together. Do not look for the person responsible for the problem, but rather resolve the situation. There will be time to look for causes and people to blame later.
Have a crisis plan ready in advance
The best way not to be stressed when a crisis comes is to have prepared for it in advance. Not only will you then know what you need to do, but you will also feel calmer as you will be following a predetermined plan. Of course, you cannot prepare for every single eventuality, but you can have a set of general procedures ready to choose and benefit from in such a situation.
Keep subordinates busy
The trouble with many managers is that once a crisis occurs, they try to put out the fire themselves. They believe they have the best skills and dive head first into solving the situation. But a team problem also requires a team solution. So as a manager, even at this point you have to delegate work effectively. Distribute tasks to subordinates and clearly communicate to everyone how you will collectively solve the problem.
Try to detach yourself from the situation
Try to look at the problem without emotion. As if it is not happening to you, but to someone else. Try to detach yourself from the problem and just think rationally. You will never be able to achieve complete detachment. But you must avoid letting yourself be carried away by emotions. A manager who shouts and swears at everyone or, on the contrary, weeps is unlikely to be much of a support to subordinates.
-mm-
Pět tipů, jak si udržet chladnou hlavu i během krizových nebo vyhrocených situací
Skutečné kvality manažera se poznají až ve chvíli, kdy on i jeho tým musí čelit nějaké vyhrocené či krizové situaci. Právě během takovýchto momentů se členové týmu na svého lídra upínají jako na zdroj klidu, rozvahy, racionálního myšlení a pozitivity. A nic z toho se jim samozřejmě nedostane, pokud není manažer schopen udržet si chladnou hlavu. Zde je pět tipů, jak si chladnou hlavu udržet, a to i během stresových nebo krizových situací.
Tyto tipy přinesl server ToastMasters.org.
Soustřeďte se na své dýchání
V prvé řadě se musíte zaměřit na to, jak dýcháte. Klidný dech je klíčem ke snížení tlaku i tepové frekvence a k celkovému zklidnění vašeho těla i hlavy. Pokud cítíte, že je toho na vás moc, na chvilku se odeberte stranou a udělejte si deset klidných, dlouhých nádechů a výdechů. Soustřeďte se hlavně na výdech, který by měl být dvakrát delší než nádech
Nehledejte viníka, ale řešení
Během toho, co krizi řešíte, byste se měli soustředit na pozitivní věci. Člověk se podvědomě snaží najít ze všeho nejdřív viníka a vyčinit mu nebo odnít zodpovědnost za problém ze svých beder. Vy byste se ale měli snažit tým stmelit. Nehledejte, kdo je za problém zodpovědný, a raději situaci vyřešte. Na hledání příčin a viníků bude čas později.
Mějte předem připravený krizový scénář
Nejlepším způsobem, jak nebýt ve stresu, když přijde krize, je být na tuto krizi připravený. Nejenže budete vědět co máte dělat, ale budete i mnohem klidnější, protože pojedete podle předem stanoveného plánu. Připravit se na všechny možné eventuality samozřejmě nejde. Můžete ale mít připravenou sadu obecných postupů, ze kterých můžete při krizové situaci vybírat a těžit.
Zaměstnejte i své podřízené
Nešvarem řady manažerů je, že jakmile nastane krize, snaží se oheň zažehnávat především sami. Věří, že oni mají ty nejlepší schopnosti, a po hlavě se vrhnout do řešení situace. Týmový problém ale vyžaduje i týmové řešení. Jako manažer musíte tedy i v tuto chvíli efektivně delegovat práci. Rozdělte podřízeným úkoly a jasně všechny seznamte s tím, jak budete problém kolektivně řešit.
Zkuste se od celé situace odosobnit
Zkuste se na problém podívat bez emocí. Jako by se neděl ani vám, ale někomu úplně jinému. Pokuste se od problému odosobnit a myslet čistě racionálně. Takového odosobnění nikdy nedosáhnete stoprocentně. Vyhněte se ale za každou cenu tomu, abyste se nechali strhnout emocemi. Manažer, který na všechny křičí, nadává nebo naopak brečí, svým podřízeným moc velkou oporou asi nebude.
-mm-