Delegation of work, namely handing it over to subordinates, is one of the crucial tasks of a team manager. Unfortunately, it is also something often neglected by managers and consequently has very little effect. This article looks at how to start delegating work within your team more effectively.
Ask yourself what you want to delegate and why
As Forbes states, the first step is defining what will be delegated and mainly why. What work do you want to hand over? To what extent will it be delegated and who will be responsible for the result? What is the reason for delegating work? Do you have too much on your hands, or do you want experts in the given field to handle specific tasks?
Define the strategy of work delegation
You need to define how work delegation will happen. Set up communication channels, determine clearly the point at which the new person is responsible for the delegated work, and what information all stakeholders in this process must share with one another.
Define the plan for delegation
Define all the participants involved in the process. Who will approve the delegation, who will be the decision-maker, who will do the delegating, who will be working on the tasks, and who will oversee everything?
Remember to set goals
One important aspect that needs defining but is often neglected by many managers is the actual aim of the work delegation and the required results. Ideally, define these goals in an exact and measurable way so that everybody knows what is expected of them and what the ideal outcome is.
Monitor work delegation continuously and provide feedback
Once the process has been set up and started, you must check on it regularly. Find out if the system you came up with is functional and whether it requires any further changes. You also need to give feedback to all the participants and receive feedback from them so that you have all the relevant data to evaluate how functional the whole process is.
-mm-
Jak coby manažer delegovat práci efektivně
Delegování práce, tedy její předávání podřízeným, je jedním z hlavních úkolů týmového manažera. A bohužel, je to také často oblast, která je manažery opomíjená a ve výsledku je velmi neefektivní. V tomto článku se podíváme na to, jak můžete i vy začít efektivněji delegovat práci v rámci svého týmu.
Řekněte si, co chcete delegovat. A také proč
Jak uvádí Forbes, prvním krokem je určit, co se bude delegovat. A hlavně proč. Jakou práci chcete předávat dál? V jakém rozsahu bude práce předávána a kdo bude za výsledky nakonec zodpovědný? A jaký je důvod, proč chcete práci delegovat? Máte moc práce a nestíháte, nebo chcete, aby se jednotlivým úkolům věnovali odborníci, kteří se danému tématu dlouhodobě věnují?
Určete si plán delegování práce
Stejně tak je nutné určit, jak bude delegování práce probíhat. Určete komunikační kanály, jasně definujte, v jaký okamžik je nový člověk za delegovanou práci odpovědný a jaké všechny informace si všichni účastníci tohoto procesu musí mezi sebou předat.
Definujte, kdo všechno se bude delegace účastnit
Definujte všechny účastníky tohoto procesu. Kdo bude delegování práce schvalovat, kdo o něm bude rozhodovat, kdo bude práci předávat, kdo na úkolech bude pracovat a kdo bude celý průběh kontrolovat?
Nezapomeňte určit cíle delegování práce
Důležitou věcí, kterou je potřeba definovat a na kterou mnoho manažerů zapomíná, je, že se musí určit, co je vlastně účelem delegování práce a jaké jsou požadované výsledky. Tyto výsledky definujte pokud možno exaktně a měřitelně tak, aby všichni věděli, co se od nich přesně očekává a jaký je kýžený výsledek.
Kontrolujte průběh delegování práce a poskytněte zpětnou vazbu
Jakmile jednou celý proces nastavíte a spustíte, musíte ho průběžně kontrolovat. Zjišťujte, jestli je systém, který jste vymysleli, funkční a jestli nevyžaduje nějaké úpravy. Stejně tak poskytujte zpětnou vazbu všem účastníkům a naopak získávejte zpětnou vazbu od nich, abyste měli všechna relevantní data k posouzení funkčnosti celého procesu.
-mm-