Efektivní plánování práce je klíčem k úspěchu jednotlivců i celých týmů. Při sestavování seznamu úkolů je pak ideální držet se takzvaného Eisenhowerova principu. O co se jedná a jak může tato metoda pomoci vám i vašemu týmu?
Jak uvádí Entrepreneur.com, hlavní myšlenka Eisenhowerova principu spočívá v rozčlenění úkolů, které stojí před vámi, do čtyř kategorií?
Kategorie první: Urgentní a důležité
Například krizový management, řešení urgentních problémů nebo dohánění deadlinů, které jsou již po termínu. Tyto úkoly řešte jako první a věnujte se jim hned na začátku pracovního dne, abyste je pak nemuseli kvůli méně urgentním úkolům řešit v panice.
Kategorie druhá: Důležité, ale ne urgentní
Jedná se třeba o strategické plánování či rozvoj týmu. Lidé mají často tendenci tyto úkoly odkládat a zanedbávat. I když nejsou urgentní, vyhraďte si na ně čas a neposouvejte je v čase do nekonečna.
Kategorie třetí: Urgentní, ale nedůležité
Tyto úkoly je třeba rychle řešit, ale jejich dopad není příliš velký. Může se jednat například o odepsání na rutinní e-maily nebo schvalování nějakých méně zásadních rozhodnutí. Těmto úkolům se také průběžně věnujte, ale hlavně – zkuste jich co nejvíce delegovat na své kolegy a podřízené.
Kategorie čtvrtá: Nedůležité a neurgentní
Například nedůležitá setkání, případně úkoly, kterými vlastně pouze prokrastinujete. Těchto rutinních a nedůležitých úkolů by mělo postupně ubývat, jak budete řešit a uzavírat ty důležitější. U nedůležitých a neurgentních úkolů se zamyslete, jestli se jim skutečně vůbec věnovat musíte. A ty, co neeliminujete, zkuste buď delegovat nebo je vyřešit pomocí automatizačních nástrojů.
-mm-
The Eisenhower Principle: how it can help you streamline your organisation and work planning
Efficient work planning is key to the success of both individuals and entire teams. An ideal way to create a task list is ideal to follow the so-called Eisenhower Principle. What does this method entail, and how can it benefit you and your team?
As stated by Entrepreneur.com, the core idea of the Eisenhower Principle consists in categorising tasks into four distinct groups:
Category one: Urgent and important
These tasks include crisis management, handling urgent issues or meeting overdue deadlines. Address these first and tackle them right at the beginning of the workday so as to avoid having to deal with them in a rush caused by less pressing matters.
Category two: Important but not urgent
This category covers such tasks as strategic planning or team development, issues people often tend to postpone and neglect. While they may not be urgent, it is essential to allocate time for them and ensure they are not put off indefinitely.
Category three: Urgent but not important
These tasks require immediate attention but have a relatively low impact. Examples include responding to routine emails or approving minor decisions. While these should be handled continuously, the key is to delegate as many of them as possible to colleagues or subordinates.
Category four: Not important or urgent
These may include non-essential meetings or tasks that serve only as a form of procrastination. Over time, these routine and low-priority tasks should gradually decrease as you focus on resolving and completing the more significant ones. Before engaging in such tasks, consider whether they are really necessary. Those that cannot be eliminated should either be delegated or handled using automation tools.
-mm-