Byl vám přidělen nový projekt, ve kterém se příliš neorientujete, nebo již na nějakém projektu pracujete určitou dobu, ale příliš se vám nedaří. Pokud se právě nacházíte v této situaci, mohly by vám pomoci otázky, které zveřejnil server PM Hut. Sejděte se svým týmem a dalšími zúčastněnými stranami a ujasněte si odpovědi. Možná se budete divit, že jste neměli jasno ani v základních věcech.

1. Co vlastně děláte?

Z projektové dokumentace často není vůbec zřejmé, co přesně máte udělat pro svého klienta a jak jste daleko. Ujistěte se proto, že skutečně děláte vše, co máte dělat.

2. Chápou projekt všichni stejně?

Pokud si každý vykládá cíle vašeho projektu jinak, máte problém. Jediné správné řešení v této situaci je co nejdříve se sejít se všemi účastníky projektu a dohodnout se na smyslu a cílech vašeho snažení.

3. Proč to děláte?

Všichni účastníci projektu by měli znát jeho smysl. Proč se jím vlastně zabýváte? Chcete udělat dobrou práci pro klienta a vydělat peníze. Projekt však také může hrát zásadní strategickou roli pro celou firmu nebo být důležitý pro reputaci konkrétního člověka. Důležité je, abyste o tom věděli.

4. Kdo je váš sponzor a nejdůležitější účastníci?

Znáte svého nadřízeného, který je sponzorem vašeho projektu? Už s ním někdo z vás spolupracoval? Víte, jak s ním komunikovat? Kdo další se na projektu podílí? Co je pro ně důležité? Vy jako manažer i ostatní členové týmu byste měli znát všechny účastníky a vědět, jakou roli hrají.

5. Jak vznikl časový harmonogram projektu?

Pokud možno se sejděte s člověkem, který rozvrh připravoval. Není-li to možné, projděte rozvrh s týmem a ujasněte si, proč byl sestaven tak, jak by sestaven.

6. Souhlasíte s časovým harmonogramem?

Teprve nyní, když již znáte účel projektu a víte, jak byl harmonogram sestaven, se můžete rozhodnout, zda je reálný a proveditelný. Pokud ne, je na vás, abyste provedli úpravy nebo přeorganizovali práci na projektu, není-li možné časový rozvrh měnit.

7. Jak dosud probíhala komunikace s projektovým týmem?

Zjistěte, kdo a jak komunikoval se členy týmu v průběhu jejich výběru, onboardingu a samotné práci na projektu. Máte-li všichni zůstat na jedné lodi, musíte to nyní být vy, kdo bude neustále připomínat, co a proč společně děláte.

8. Jak byli vybíráni členové týmu?

Ujistěte se, že všichni jsou na svých místech proto, jaké mají dovednosti, nikoli proto, že zrovna byli k dispozici nebo z nějakého jiného důvodu.

9. Má váš tým všechny potřebné dovednosti?

Zjistěte, kde máte slabá místa. Začněte tím, že si popovídáte s každým členem týmu a odhalíte jejich silné a slabé stránky.

-kk-

Project management: Do you know what you are doing?

You have been assigned a new project but cannot orientate very well in it. Or you have already been working on a project for some time but with mediocre results. If you are in such a situation, the following questions originally published on PM Hut may help you. Get together with your team and other stakeholders and agree on your answers. You may be surprised that you were not aware of even some basic things.

1. What exactly are you doing?

Project documentation often does not clearly state what exactly you should be doing for your client and how far you have proceeded. Therefore, make sure that you are really doing everything you should.

2. Does everybody understand the project in the same way?

If everyone interprets the goals of your project differently, you have a problem. The only correct solution in this situation is to get together all the project participants as soon as possible and agree on the purpose and objectives of your efforts.

3. Why are you doing it?

All project participants should know its purpose. Why are you actually working on the project? You certainly want to do a good job for your client and earn money. But the project may also play a crucial strategic role for the whole company or be important for the reputation of a particular person. It is important for you to know about it.

4. Who is your sponsor and who are the most important stakeholders?

Do you know your superior who is sponsoring the project? Have any of you already worked with the sponsor? Do you know how to communicate with them? Who else is involved in the project? What is important to them? You as the manager, plus the other team members, should know all the stakeholders and the roles they play.

5. How was the project schedule created?

If possible, meet with the person who prepared the schedule. If this is not possible, check the schedule with your team and find out why it was created the way it was.

6. Do you agree with the schedule?

Only when you know the purpose of the project and how the schedule was created, can you decide whether it is realistic and feasible. If not and if the schedule cannot be changed, it is up to you to make adjustments or reorganise work on the project.

7. How has the project been communicated to the project team?

Find out who has communicated with team members and how during their selection, onboarding and actual work on the project. If you are to stay on the same boat, you must now be the one constantly to repeat what you are doing together and why.

8. How were the team members selected?

Make sure everyone is doing their job because of the skills they have, not just because they were available or for some other reason.

9. Does your team have all the necessary skills?

Find out where your weak points are. Start by interviews with each member of the team to discover their strengths and weaknesses.

-Kk-