Máte na starosti určitý projekt a berete jako samozřejmost, že nikdo jiný jej nezná lépe než vy. Vyjádří-li někdo pochybnosti o tom, zda svému projektu rozumíte, na vaší tváři vyvstává ironický úsměv a vaše oči se začínají obracet v sloup. Opravdu ale svůj projekt znáte tak dobře, jak si myslíte? Pojďte si spolu s námi vyzkoušet malé cvičení.

Server PM Hut nedávno shrnul základní otázky, které by měl bez problémů umět zodpovědět každý manažer projektu. Zkuste si na ně odpovědět i vy a to hned dvěma způsoby – písemně, jako byste psali důležitým lidem rozhodujícím o budoucnosti vašeho projektu, a nahlas, jako byste k nim mluvili. Snažte se být co nejstručnější a zároveň co nejvýstižnější. Možná to nebudete tak jednoduché... Minimálně si osvěžíte důležité informace a shrnete si je do podoby stručných argumentů.

Co je cílem vašeho projektu?

Každý by měl nejprve vědět, kam směřuje. Teprve poté je možné přemýšlet o tom, jak se tam dostat.

Jak jste na tom právě teď?

Než se pustíte do jednotlivých kroků k realizaci vašeho cíle, měli byste si jasně popsat současnou situaci, v níž se nacházíte. Vedle vymezení rozsahu projektu sem patří i rozpočet a časový rámec.

Co musíte udělat?

Zde je na řadě konkrétní plánování jednotlivých kroků v konkrétním čase a za konkrétní náklady. Máte všechny ingredience a máte recept. Uvaříte to ale správně?

Proč to děláte?

Zamyslete se nad širším kontextem svého projektu. Co přesně znamená pro vašeho zákazníka?

Kdo s vámi má pracovat?

Zkuste si roztřídit tři skupiny lidí, kteří s vámi pracují na projektu. 1) přímí účastníci – ti, kteří přímo pracují na realizaci projektu, 2) podpora – ti, kteří vám pomáhají k úspěchu a 3) pozorovatelé – ti, které zajímá výsledek vašeho projektu. Pro každou z těchto skupin je třeba připravit komunikační plán.

Co se může pokazit?

Buďte maximálně upřímní v tom, jaká rizika vás mohou potkat. Jste na ně připraveni?

-kk-

What should every manager know about their project?

You are responsible for a project and you take it for granted that no one else knows it better than you. If someone expresses doubts about whether you understand your project, a wry smile appears on your face and your eyes begin to turn upward. But do you really know your project as well as you think? Let's try a short exercise.

The PM Hut website recently summarised some basic questions which no project manager should have problems answering. Try to answer them yourself in two ways: in writing, as if you were corresponding with important people deciding on the future of your project; and aloud, as if you were talking to them. Try to be both as concise and as descriptive as possible. It may not be so simple ... However, you will at least recall important information and summarise it in brief arguments.

What is the goal of your project?

Everyone should first know where they are heading. Only then is it possible to think about how to get there.

How are you doing right now?

Before you start taking the steps towards realising your goals, you should clearly describe your current situation. In addition to defining the scope of the project, this includes the project's budget and time frame.

What do you need to do?

Now is the time to plan specific steps within a specific time frame and for a specific cost. You have all the ingredients and the recipe. But can you prepare it properly?

Why are you doing this?

Think about the broader context of your project. What exactly does the project mean for your customer?

Who should work with you?

Try to categorise three groups of people who are working with you on the project. 1) drivers - those who work directly on the project; 2) supporters - those who help you succeed; and 3) observers - those who are interested in the outcome of your project. You should prepare a communication plan for each of these groups.

What could go wrong?

Be completely honest about the risks you may encounter. Are you ready for them?

-kk-