Chronická zaneprázdněnost. Tak by se dala nazvat civilizační choroba dnešních manažerů. Ti často nestíhají ani přebíhat mezi jednotlivými poradami, musí se věnovat svým podřízeným, obchodu a své práci, a ve výsledku nestíhají nic. Nejenže pak musí práci dohánět po večerech nebo o víkendech, ale u jejich podřízených ještě narůstá frustrace z toho, že jim jejich vedoucí nevěnuje žádnou pozornost. V tomto článku si ukážeme, co to znamená, když manažer nemá nikdy čas, a co s tím může udělat.

Latentní prokrastinace

Podle článku na serveru SmartBlogs.com si lidé, kteří nikdy nic nestíhají, často myslí, že jsou workoholici a že pracují na maximum. Pravda je ale taková, že vytíženost a pracovní efektivita jsou dvě zcela odlišné věci a že tyto dvě věci dokonce často stojí proti sobě. Za nestíháním se často skrývá jakási latentní prokrastinace – člověk neustále pracuje a myslí si, že dělá maximum, ale ve skutečnosti se jenom věnuje údržbě a málo důležitým úkolům, zatímco důležité, strategické věci nechává ležel ladem a odsouvá je. Tím se dostává do stavu, kdy sice neustále pracuje, ale jeho práce je neefektivní a nikdy nekončící.

Jak se vyhnout tomu, že nic nestíháte

• Plánujte si do detailu své denní aktivity. Základem je mít každý den jasný plán, co chcete dělat, a tohoto plánu se držet. Naplánujte si nejen aktivity, ale i délku času, kterou jim budete věnovat. A vyhněte se tomu, že se na nějakém nedůležitém úkolu zaseknete neúměrně dlouho.
• Začněte hned ráno těmi nejdůležitějšími úkoly. Smeťte ty nejméně oblíbené a nejnáročnější úkoly ze stolu hned ráno. Nejenže se jedná neurologicky o nejlepší dobu na efektivní práci, ale nebudete muset celý den nosit v hlavě, že ke konci dne ještě něco musíte udělat.
• Naplánujte si i volný čas. Ve svém denním plánování nezapomeňte i na prázdná okénka. Každý den se totiž nečekaně objeví nějaký neplánovaný, ale urgentní úkol, který je potřeba vyřešit.
• Určete si dlouhodobé priority. Z dlouhodobého hlediska je nutné určit si priority. Definujte své strategické cíle a konstruktivně k nim každý den krok po kroku postupuje.
• Delegujte práci. Coby manažer se musíte naučit předávat svoji práci svým podřízeným. Vytvořte efektivní systém delegace práce a uvolněte si tak částečně ruce.

 

-mm-

Why am I always too busy? And what can be done about it?

Being chronically busy: this is the lifestyle disease of modern managers. They can hardly keep up with dashing from one meeting to another, having to talk to staff, dealing with their own work plus other business, and they end up not finishing anything. So they have to work evenings and weekends, while the frustration of employees increases because the manager is not paying them any attention. This article describes what it means if a manager is always too busy and what can be done about it.

Latent procrastination

According to an article on the SmartBlogs.com website, people who are always busy often think they are workaholics and doing their best in terms of work. But the truth is that business and work efficiency are two completely different things which often stand in contradiction. Having no time is frequently caused by a kind of latent procrastination: some people work non-stop and assume they are giving of their best, but in reality they are only doing maintenance work, spending time on tasks of minor relevance, while much more important issues are being ignored and postponed. These people thus reach a state in which they might be working all the time but their work is ineffective and never-ending.

How to avoid always being busy

• Plan daily activities in detail. A clear plan for every day is essential. It should list the tasks you want to accomplish and you must then adhere to it. Plan not only the activities, but also the time you want to spend on each of them. And avoid spending too much time on one task.
• First thing in the morning, start with the most important tasks. Get the least favourite and the most difficult tasks off the table first thing in the morning. Not only is it the most effective time of day for work but you will also not need to think about having to do something difficult later in the day.
• Plan spare time. Do not forget to include spare time windows in your daily planning. Every day an unexpected urgent task will pop up that needs solving.
• Define long-term priorities. In the long run, you must define your priorities. Define your strategic goals and work constructively every day on achieving them.
• Delegate work. As a manager, you must learn to delegate work to your subordinates. Create an efficient system of work delegation, thus allowing yourself some free time.

 

-mm-