Příliš mnoho manažerů se mylně domnívá, že nejlepší cestou, jak u podřízených dosáhnout maximální produktivity a efektivity práce, je mikro-management a plná kontrola nad tím, co dělají. Tento systém ale nebere v úvahu specifika jednotlivých zaměstnanců ani jejich motivaci dělat práci „sami za sebe“, a proto nefunguje. Nástrojem k vyšší efektivitě práce nejsou přesnější instrukce a pravidla, ale naopak rozšířené pravomoci řadových zaměstnanců.

Vyšší pravomoci jako cesta k vyšší spokojenosti pracovníků

Podle McKinsey & Company jsou širší pravomoci svěřené zaměstnancům způsob, jak zajistit, že tito zaměstnanci budou schopni následně proaktivně řešit své potřeby a požadavky, aniž by byli svazováni tím, co jim diktuje jejich manažer. Každý máme určité subjektivní vnímání situací, do kterých se dostáváme, a přehnaně autoritářský manažer tak dává svým podřízeným instrukce, které odpovídají tomu, jak on sám vnímá danou situaci, a nenechává podřízeným prostor k tomu, aby situaci vyřešili pomocí nástrojů, které jsou jim blízké a které odpovídají jejich přístupu a osobnosti. Když se ale zaměstnancům rozšíří jejich pravomoci, mohou o těchto věcech rozhodovat sami a najít tak řešení, které jim nejlépe vyhovuje.

Prostor pro vlastní iniciativu znamená vyšší flexibilitu

Staré rčení říká, že když ulovíte člověku rybu, nasytíte ho na den, a když jej naučíte lovit ryby, nasytíte ho na celý život. Pokud se manažeři snaží o mikro-management svých podřízených, vždy budou muset určovat nová a nová pravidla a postupy pro jednotlivé případy, se kterými se zaměstnanci setkají. Mnohem efektivnější a smysluplnější tak je nastavit obecný rámec pravidel a naučit řadové pracovníky s tímto systémem pravidel pracovat tak, aby si v konkrétních situacích odvodili, co mají dělat a čeho by dle očekávání a priorit společnosti měli dosáhnout.

Důvěra a osobní odpovědnost

Výše zmiňované systémy samozřejmě vyžadují určitou důvěru vedení vůči zaměstnancům. Část odpovědnosti se totiž předáním pravomocí snímá z manažerů a dává se jednotlivým pracovníkům. Ne všichni lidé o větší odpovědnost stojí a vždy je nutné parametry rozšíření pravomocí individuálně konzultovat s jednotlivými zaměstnanci a ujistit se, že chápou, co pro ně větší pravomoci znamenají, a že jsou ochotni přijmout větší odpovědnost za svoje činy i případné chyby.

-mm-

How to build an efficient team: give employees space for their own initiative

Many managers mistakenly believe the best way for employees to reach their full potential and work efficiency is via micro-management and complete control of their activities. This, however, fails to take into account the specifics of individual employees and their motivation to work "on their own", which is why such an approach does not work. The key to improved efficiency of work is not more detailed rules and instructions but, on the contrary, more empowered regular employees.

More power as a path towards improved employee satisfaction

According to McKinsey & Company, greater empowering of employees is a way to ensure the employees in question will then be able proactively to solve their needs and requirements without being limited by what their manager dictates. We all view situations to some extent subjectively; therefore, managers give team members instructions based on how they themselves see a given situation, leaving no scope for employees to solve it using tools they are familiar with and which correspond to their approach and personality. By having more power, employees can decide for themselves about these things and thus find ideal solutions that best suit them.

Room for one's own initiative means more flexibility

There is an old saying that if you catch a fish for one person, you feed them for one day, but if you teach them how to fish for themselves, you feed them for life. Managers who try to micro-manage employees will have continually to set up new rules and procedures for individual cases that employees encounter. It is much more effective and logical to establish a general set of rules and teach regular employees to work within this system so they can draw on it in specific situations regarding what to do and what they should achieve based on the expectations and priorities of the company.

Trust and personal accountability

The above-mentioned concept of course requires a certain trust from management towards employees. A transfer of power means some responsibility is taken away from managers and given to individual employees. Not everyone seeks more power, and it is always necessary to consult the parameters of empowerment with individual employees, ensuring they understand what it means for them and are willing to accept more accountability for both their deeds and potential mistakes.

-mm-