Tápete v tom, jak ještě můžete zvýšit svoji produktivitu? Zdá se vám, že v práci nebo i v osobním životě nejste dostatečně efektivní? Trápí vás time management, zdá se vám, že jste v jednom kole? Anebo chcete jen svým podřízeným pomoci si svou práci lépe zorganizovat a dosahovat lepších výsledků? Pokud jste alespoň na jednu otázku odpověděli „ano“, máme pro vás čtyři techniky, které vám pomohou toho za den stihnout víc. A které doopravdy fungují.

Tyto tipy přinesl web Toastmasters International.

Zapomeňte na multitasking. Ten totiž nefunguje.

Multitasking, tedy schopnost pracovat na více věcech najednou, je schopnost, kterou se řada lidí hlasitě chlubí. Nic k chlubení to ale není. Multitasking totiž z vědeckého i praktického hlediska nefunguje. Lidský mozek je geniální výpočetní a kreativní nástroj, ale jenom pokud má možnost se dostatečně zamyslet nad jedním konkrétním tématem. Nedovede totiž zároveň racionálně promýšlet více věcí najednou. Nebo alespoň ne efetivně. Multitasking je tedy mýtus a jedná se častěji spíše o chaotické skákání od jedné věci k druhé. Začněte tedy spíše praktikovat uni-tasking, tedy hlubokou práci na jednom úkolu v daný moment.

Sepište si předem seznam úkolů na nastávající den. A to opravdu denně.

Před každým pracovním dnem (nebo jakýmkoliv dnem, kdy zkrátka chcete něco udělat) byste si měli sepsat krátký seznam úkolů. Ten vám pak umožní nenechat se vyrušit jinými, nahodilými věcmi, které na vás v průběhu dne padnou, a vždy vám připomene, jaké jsou pro daný den vaše priority. Sepisujte si tento seznam skutečně každý den – buď ráno před prací, nebo klidně předchozí den večer. Jedině tak se z tohoto zvyku pro vás stane efektivní rutina.

Pracujte ve sprintech. A mezi nimi si dávejte pauzu.

Jakmile před sebou máme náročný pracovní den, vidina mnoha hodin práce nás může hned na začátku silně demotivovat. Lidem se tedy obecně pracuje lépe, když si velký projekt, který před nimi stojí, rozdělí do menších, dílčích úkolů. Ideální je pak na těchto menších úkolech pracovat ve „sprintech“, tedy například 30 nebo 40 minutových intervalech, mezi kterými si vždy dáte patnáct minut pauzu.

Než něco odešlete nebo odevzdáte, ještě jednou si to přečtěte. Ušetříte spoustu času.

Až příliš mnoho času člověk stráví opravami věcí, které neudělal pořádně. To se děje zvláště ve chvíli, kdy pracovník nestíhá. A to je i zároveň chvíle, kdy se nutnost opravovat po sobě chyby hodí ze všeho nejméně. I když to tak na první pohled nevypadá, z dlouhodobého hlediska se vám vyplatí na úkolech strávit o něco málo víc času, abyste ale měli jistotu, že jste danou věc udělali dobře. Dělejte tedy věc jednou, ale pořádně. Každý e-mail a každý dokument si po sobě důkladně přečtěte a odešlete nebo odevzdejte jej s vědomím, že je správně a už se k němu nebudete muset vracet a pálit na něm čas.

-mm-

It really works: four techniques to help you get more done in a day

Wondering how to increase your productivity? Do you feel like you are not efficient enough at work or even in your personal life? Are you struggling with time management and feel like you are stuck in a rut? Or do you just want to help your subordinates organise their work better and achieve better results? If you answered "yes" to at least one of these questions, here are four techniques to help you get more done in a day. They really do work.

These tips are brought to you by Toastmasters International.

Forget multitasking. It doesn't work

Multitasking, the ability to work on several things at once, is a skill that many people boast about. But such boasting is misplaced: multitasking does not work, neither theoretically nor in practice. The human brain is a brilliant computational and creative tool, but only if it has the ability to think sufficiently about one particular topic. It is not capable of thinking rationally - or at least efficiently - about several things at the same time. Multitasking is therefore a myth and more often than not involves chaotically jumping from one thing to another. So start practising uni-tasking, i.e. working deeply on one task at any given moment.

Make a list of tasks for the day ahead. And write it on a daily basis

Before each work day (or any day when you simply want to get something done), you should write down a short to-do list. This will allow you not to be distracted by other, random things that come up during the day and remind you what your priorities are. Make this list every day - either in the morning before work, or the night before. This is the only way to make this habit an effective routine.

Work in sprints. And take a break in between

As soon as we have a busy day ahead of us, the prospect of many hours of work that lie ahead can be highly demotivating right from the start. People generally work better when they break a big project into smaller, partial steps. Ideally, you should work on these smaller tasks in sprints, which means, for example, 30- or 40-minute intervals with a 15-minute break in between.

Before sending or submitting anything, read it again. You will save a lot of time

Too much time is spent correcting things you have not done properly. This happens especially when you are extremely busy, which is also a time when having to fix mistakes is highly inconvenient. Although it may not seem so at first glance, in the long run it pays to spend a little more time on the task, ensuring you have not made a mistake. It is better to do something once and do it properly. Read each email and each document thoroughly, and send or submit it knowing that it is correct and you will not have to go back to it later.

-mm-