Prokrastinace je chronické odkládání důležitých úkolů na později, často ve prospěch méně důležitých nebo méně náročných aktivit. Prokrastinace není pouhá lenost – jedná se spíš o psychický blok, který může postihnout každého – včetně těch nejvýkonnějších členů týmu. Jako manažer máte jedinečnou příležitost pomoci svým podřízeným překonat tuto překážku. Jak? Podívejme se na několik konkrétních tipů.

Rozdělte velké úkoly na menší části

Jak uvádí článek na webu Entrepreneur.com, obrovské a komplexní projekty mohou na pracovníky působit děsivě. Výsledkem pak může být i prokrastinace. Pomozte svým zaměstnancům rozdělit úkoly na menší, konkrétní kroky. Když si každý den zvládnou „odškrtnout“ malý úkol, pocit úspěchu je motivuje pokračovat.

Stanovujte jasné a reálné termíny

Nejisté nebo příliš vzdálené termíny mohou podněcovat odkládání práce. Stanovujte jasné, ale dosažitelné deadliny pro jednotlivé fáze projektu. Pokud je úkol příliš rozsáhlý, rozplánujte jej na více menších termínů. Jasná struktura pomáhá snižovat úzkost z objemu práce.

Poskytujte pravidelně zpětnou vazbu

Zpětná vazba by neměla být něco, co zaměstnanci dostanou jednou za měsíc. Pravidelný přehled o tom, jak si vedou, jim dodává směr a jistotu. Pokud vidí pokrok, budou méně náchylní k prokrastinaci. Navíc se tím snižuje strach z hodnocení na poslední chvíli, který může vést k odkládání práce.

Podporujte přestávky a odpočinek

Prokrastinace je často důsledkem vyčerpání, frustrace a přepracovanosti. Manažeři by měli podporovat zdravou rovnováhu mezi prací a odpočinkem. Krátké přestávky během pracovního dne, stejně jako podpora pohody mimo kancelář, mohou pomoci vašim podřízeným udržet se svěží a soustředění.

Umožněte flexibilitu v práci

Každý člověk pracuje jinak – někdo je nejproduktivnější ráno, jiný odpoledne. Umožněte svým zaměstnancům určitou míru flexibility v plánování jejich práce. Když budou mít možnost přizpůsobit si pracovní režim, mohou lépe překonávat nutkání odkládat úkoly.

Vytvořte otevřené prostředí a nebojte se o prokrastinaci mluvit

Pocit podpory a pochopení může být klíčovým faktorem v boji proti prokrastinaci. Pokud se vaši zaměstnanci cítí součástí týmu a vědí, že mohou o problémech mluvit bez obav, budou méně náchylní k odkládání úkolů. Nebojte se o tématu prokrastinace mluvit a klidně se nebojte zmínit i své vlastní zkušenosti s tímto problémem.

-mm-

How managers can help subordinates overcome procrastination

Procrastination is the chronic postponement of important tasks, often in favour of less important or less demanding activities. Procrastination is not just laziness; rather, it is a mental block that can affect anyone – including the most productive team members. As a manager, you have a unique opportunity to help your subordinates overcome this obstacle. How? Let's take a look at some specific tips.

Break large tasks into smaller parts

As an article on Entrepreneur.com points out, huge and complex projects might feel intimidating to workers. This can lead to procrastination. Help your employees break tasks down into smaller, specific steps. If they can cross off a small task each day, the sense of accomplishment motivates them to keep going.

Set clear and realistic deadlines

Deadlines which are vague or too distant can encourage procrastination. Set clear but achievable deadlines for each stage of the project. If a task is too large, break it down into multiple smaller deadlines. A clear structure helps reduce anxiety about the volume of work.

Provide regular feedback

Feedback should not be something employees receive once a month. Regular feedback on how they are doing gives them direction and reassurance. If they can see progress, they will be less prone to procrastination. Plus, it reduces the fear of last-minute reviews that can lead to putting off work.

Encourage breaks and rest

Procrastination is often the result of exhaustion, frustration and overwork. Managers should encourage a healthy balance between work and rest. Taking short breaks during the workday, as well as promoting well-being outside the office, can help keep subordinates refreshed and focused.

Allow flexibility at work

Everyone works differently: some people are most productive in the morning, others in the afternoon. Allow employees a certain amount of flexibility in scheduling their work. When they have the ability to adjust their work schedule, they can better overcome the urge to procrastinate.

Create an open working environment and don't avoid talking about procrastination

Feeling supported and understood can be a key factor in combatting procrastination. If your employees feel part of the team and know they can talk about problems without fear, they will be less likely to procrastinate. Don't be afraid to discuss the subject of procrastination and feel free to mention your own experiences with the problem.

-mm-