Vedení týmu není jen o delegování úkolů a podporování kreativity, ale také o nastavování hranic. Říkat "ano" může být pro vás, tedy pro manažery, příjemné a snadné, protože vám může připadat, že podporujete v týmu pocit vzájemné sounáležitosti a pozitivní nálady. Ale skutečný lídr musí umět říkat i „ne“ – a to bez pocitu viny či obav z toho, že bude působit prudérně nebo odtažitě. Správně zvolené „ne“ totiž může být pro tým daleko přínosnější než unáhlené „ano“. Jak nastavit hranice a kdy a jak říkat „ne“?

Naslouchejte a ptejte se

Jak uvádí Forbes, prvním krokem předtím, než vyřknete odmítnutí návrhu vašeho podřízeného, je pozorně si jej nejdřív vyslechnout. I když už po prvních větách tušíte, že na návrh kývnout nemůžete, dejte svým kolegům prostor svůj nápad dokončit. Tím ukážete, že si jejich práce vážíte a že je pro vás důležité, co říkají. A i přestože návrh odmítnete, pobavte se o něm – ne kvůli tomu, aby někdo změnil názor, ale abyste spolu s podřízenými prozkoumali všechny možnosti a podnítili další nápady.

Jasně vysvětlete své důvody

Když své podřízené v něčem odmítnete, aniž byste jim podali jakékoliv vysvětlení, může to vést k frustraci mezi vašimi pracovníky. Vysvětlení rozhodnutí pomáhá podřízeným pochopit, proč návrh nebo úkol nemůže být přijat. Přímá a upřímná komunikace je klíčem k tomu, aby se vaši podřízení cítili respektovaní a povzbuzení k dalším nápadům v budoucnosti. Pokud je důvodem odmítnutí například nedostatek zdrojů nebo čas, není na škodu to jednoduše a otevřeně sdělit.

Povzbuďte své kolegy i po odmítnutí

Pokud se v návrhu skrývá dobrý myšlenkový základ, řekněte to. Možná nápad teď není realizovatelný, ale část z něj může být v budoucnu užitečná. Poděkování a uznání může motivovat vaše zaměstnance, aby přicházeli s dalšími podněty. To vytváří kulturu, kde odmítnutí není vnímáno jako stopka, ale jako prostor pro zlepšení a další dialog.

Neukončete diskuzi úplně

Odmítnout nějaký návrh neznamená kategoricky uzavřít diskuzi. Zkuste své odmítnutí formulovat jako dočasné a nabídněte možnost návrat k tématu později, pokud se podmínky změní. Například můžete říct: „Teď na to nemáme kapacity, ale můžeme se k tomu vrátit za měsíc.“ Tím dáváte najevo ochotu návrh znovu zvážit, když bude situace příhodnější.

Odpovědné řízení vlastního času

Kdybyste souhlasili se všemi žádostmi a projekty, můžete se jako jednotlivec i jako celý tým postupně dopracovat až k přepracování či dokonce vyhoření. Naučit se říkat „ne“ je způsob, jak efektivně řídit svůj čas a energii. Otevřeně sdělte své pracovní priority a navrhněte alternativní řešení – například, že na daném úkolu může pracovat někdo jiný nebo že se k němu vrátíte později, pokud to bude stále aktuální.

-mm-

Managers must be able to say no: setting boundaries without causing undue offence

Team management is not just about delegating tasks and encouraging creativity, but also about setting boundaries. Saying yes can be comfortable and easy for you, the manager, because you may feel like you are fostering a sense of belonging and positivity among the team. But a true leader must also be able to say no – without feeling guilty or worrying about appearing prudish or distant. In fact, a well-chosen no can be far more beneficial to the team than a hasty yes. How to set boundaries, and when and how to say no?

Listen and ask

As Forbes states, the first step before uttering a no to a subordinate's suggestion is to listen carefully. Even if you suspect after the first few sentences that you will be unable to give the nod, allow colleagues space to finish their idea. This will show you value their work and what they say is important to you. Even if you do reject the suggestion, enjoy discussing it – not to change anyone's mind, but to explore all the possibilities with subordinates and to spark other ideas.

Explain your reasons clearly

Refusing subordinates something without offering any explanation can lead to frustration among your staff. Explaining the decision helps subordinates understand why a suggestion or task cannot be accepted. Direct and honest communication is key to making subordinates feel respected and encouraged to pursue ideas in the future. If the reason for rejection concerns lack of resources or time, for example, there is no harm in communicating this simply and openly.

Encourage colleagues even after rejection

If there is a good idea behind a proposal, say so. The idea may not be feasible now, but part of it may be useful in the future. Thanking and acknowledging can motivate your employees to come up with more suggestions. This creates a culture where rejection is not seen as a stop sign, but rather a space for improvement and further dialogue.

Don't close the topic completely

Rejecting a suggestion does not mean categorically closing the discussion. Try to frame your rejection as temporary and offer the option of returning to the topic later if conditions change. For example, you might say, "We don't have the capacity to do this now, but we might return to it in a month." This indicates a willingness to reconsider the proposal when the situation is more favourable.

Responsible management of your own time

If you were to agree to all requests and projects, you could be gradually heading towards overwork or even burnout as an individual and as a team. Learning to say no is a way of managing your time and energy effectively. Openly communicate your work priorities and suggest alternative solutions – for example, that someone else can work on the task at hand, or that you'll come back to it later if it is still relevant.

-mm-