Psaná komunikace hraje v personalistice stále důležitou roli. Kromě toho, že žadatel o zaměstnání několikrát promluví s potencionálním zaměstnavatelem, musí napsat životopis, písemně vyplňuje znalostní a psychologické testy, dostává dopis, zda byl či nebyl přijat. Oficiální dopisy však působí na kandidáty špatně, jsou neosobní, nemotivující. Často je ani nerozesílá člověk, natož aby je psal. Osobní jednání je právě v tomto oboru stěžejní. Je tedy třeba i oficiálním dopisům dát do jisté míry „lidskou“ formu a zefektivnit tak proces přijímání nových pracovníků.
Formální dopisy mohou být různé. Většina společností však používá pouze tři základní: potvrzení o přijetí nebo odmítnutí a nabídku. Tyto dopisy lze snadno upravit, aby byly pro kandidáta více osobní a informativní. Ke zlepšení komunikace mohou tedy přispět dopisy ve formě nabídky různých pracovních kategorií, odmítnutí po telefonickém rozhovoru, odmítnutí typu „přemýšleli jste o jiné pracovní pozici?“, osobní pozvánky na pohovor, osobního poděkování za účast a snahu, odmítnutí na základě pohovoru, informace o zrušení pozice atd.
Pokud musí personalista denně komunikovat s desítkami až stovkami kandidátů, nemůže pochopitelně každému psát osobní dopis. Měl by však vynaložit čas na úpravu firemního systému automatické komunikace. Dosáhne tím zefektivnění přijímacího procesu, potvrdí dobré jméno své společnosti a získá nové důležité kontakty. Je třeba mít přátelský a informativní přístup, zahrnout do dopisu co nejvíce osobních dat, ať už kandidátových nebo těch, které se týkají společnosti. Dopis by pak měl být rozčleněn na kratší úseky, jejichž obsah bude srozumitelný.
**Datum vydání:** VII/2002