Popis práce není, i když to tak mnohdy v praxi vypadá, nástrojem pro legraci. Je to důležitý komunikační nástroj, který je úzce spojen s budoucím úspěchem organizací. Špatně definované popisy práce mohou organizace bez pochyby dostat do situací, kdy jejich zaměstnanci nebudou vědět, co přesně dělat a jejich komunikace nepovede k žádným uspokojivým výsledkům. Popis práce musí zaměstnanci písemně udávat jeho povinnosti, odpovědnosti, požadované dovednosti i vztahy, které bude v rámci své činnosti udržovat. Musí přitom vycházet z objektivních informací na základě pracovní analýzy a pochopení kroků nutných k plnění příslušných úkolů. Dále by měl zahrnovat i specifické informace týkající se pracovních podmínek, nástrojů, vybavení, potřebných znalostí apod.
Přesný popis práce jednotlivých zaměstnanců dává organizacím možnost přesně vymezit směr jejich působení a vývoje, zaměstnanci díky němu vědí, kde konkrétně je jejich místo. Popis práce dále zaměstnancům jasně specifikuje, co se od nich očekává a zaměstnavatelům slouží jako nástroj dodržení příslušných právních norem. Úkolem každé organizace je proto vytvářet takové popisy práce, které budou mít pozitivní vliv na jejich budoucí vývoj. Je třeba dosáhnout toho, aby popisy práce rovnoměrně zaměstnance informovaly, komunikovaly s nimi a určovaly jejich výkon, aniž by přitom nějak negativně ovlivňovaly rychlý vývoj organizace a její flexibilitu. Článek tak ve svém závěru upozorňuje na možná rizika spojená s vytvářením popisů práce:
- Popisy práce se rychle stávají nepřesnými. Je třeba doplňovat je o dodatky týkající se průběžně domluvených úkolů a nově se nabízejících příležitostí nejméně každé čtvrtletí.
- Popisy práce by neměly být příliš striktní. Zaměstnancům je třeba vždy nechat určitý prostor na kreativní samostatné myšlení a jednání. Situace by nikdy neměla dospět do stádia, kdy zaměstnanec ukončí jednání se zákazníkem slovy: „To nemám v popisu práce.“
- Špatně napsané popisy práce mohou posloužit jako důkaz proti zaměstnavateli v případném soudním řízení.
- Popisy práce by měly sloužit jako základní předpoklad řízení a hodnocení výkonnosti zaměstnanců, to organizace často opomíjejí.
- Popisy práce neslouží k tomu, aby ležely v zásuvkách pro případ nějaké kontroly. Měly by být základní součástí každodenního chodu organizace, stejně tak jako procesu přijímání nových zaměstnanců.
**Datum vydání:** VIII/2002
Zdroj: About HR - část amerického portálu About.com pro manažery lidských zdrojů