Pracovní porady jsou obestřeny řadou nesprávných předpokladů. Článek proto nabízí sedm rad, jak se vyvarovat silně zakořeněných mýtů, vést efektivní porady a stát se tak úspěšnějším vůdcem.
- 1. mýtus: Top management patří na všechny porady. Skutečnost je taková, že top management zodpovídá za firemní vize, strategie, plány a komunikaci a měl by tudíž trávit svůj čas přemýšlením, učením, plánováním a komunikováním. Neefektivní porady jsou pouze ztrátou času nejdůležitějších zaměstnanců.
- 2. mýtus: Velká porada udělá dojem. Skutečnost je taková, že pořádání velkých porad je nákladné. Na poradu by vždy měli být pozváni jen ti, kteří mohou s něčím smysluplně přispět. Pravděpodobnost efektivní porady se významně snižuje, účastní-li se jí více než deset nebo dvanáct zaměstnanců.
- 3. mýtus: Struktura ničí spontánnost. Skutečnost je taková, že předpokládaných výsledků dosáhnete rychleji pomocí strukturovaných aktivit, které pomohou zaměstnancům postupovat k vytýčenému cíli metodicky.
- 4. mýtus: Lidé jsou příliš zaneprázdnění na sestavování agendy. Skutečnost je taková, že příprava agendy šetří čas i peníze. Pokud jste sami na přípravu agendy příliš vytížení, požádejte někoho jiného a pak s agendou seznamte účastníky,aby se na poradu mohli připravit.
- 5. mýtus: Zápisy nehrají žádnou roli. Skutečnost je taková, že efektivní porady produkují výsledky, které stojí za zaznamenání. Pokud plánujete poradu, z níž nevzejdou žádné takové výsledky, nemá smysl, aby se skutečně konala.
- 6. mýtus: Porady by měly trvat dlouho. Skutečnost je taková, že většina porad nemusí trvat déle než jednu hodinu. Dlouhé porady vedou k netečnosti účastníků, u delších porad by se proto měla konat přestávka přibližně každých 50 minut.
- 7. mýtus: Efektivita porad nemá prioritní význam. Skutečnost je taková, že efektivní porady jsou základním předpokladem úspěšného byznysu. Vedou zaměstnance ke společným úvahám o nových produktech, zvyšování zisku, zvyšování produktivity, plánování strategií a vytváření úspěchu.
-kk-