Miliony zaměstnanců v práci každý den rozesílají a přijímají e-maily, aniž by si uvědomovaly, že jim tyto zprávy nepatří. Zpravidla se domnívají, že pokud se e-maily netýkají firemních záležitostí, zaměstnavatel nemá právo je monitorovat a že jde o čistě soukromé záležitosti. Opak je ale pravdou. Zaměstnavatel má právo monitorovat veškeré využívání elektronické pošty a internetu ve své firmě, aby udržel profesionální pracovní prostředí a zajistil dodržování firemních pravidel.
Firmy by měly ve svých příručkách pro zaměstnavatele jasně specifikovat, že práce s elektronickou poštou na firemní síti není v žádném ohledu soukromou záležitostí zaměstnanců. Jde o firemní majetek, který může být monitorován a zaměstnanec by měl vědět, že k veškerým e-mailům, které přijme nebo odešle má jeho zaměstnavatel automaticky přístup. Mezi nejčastější příčiny monitorování elektronické pošty a internetu patří hrozba sexuálního obtěžování, kontrola zákazu prohlížení nebezpečných internetových stránek nebo ochrana obchodních tajemství a důvěrných firemních informací.
Díky monitoringu se již firmy dozvěděly, že jejich zaměstnanci připravují konkurenční projekty, odesílají důvěrné materiály do svých domácích e-mailových schránek nebo je dokonce předávají budoucím zaměstnavatelům. Zaměstnavatelé se musejí učit myslet dopředu a e-mailové schránky svých zaměstnanců zálohovat. Zaměstnanci by měli být předem upozorněni, že e-maily, které odešlou nebo přijmou za zavřenými dveřmi svých kanceláří mohou být jednoho dne čteny v soudní síni.
-kk-