Adaptační proces dělíme na tři základní části dle typu zaměření. První dny jsou společné pro všechny nové zaměstnance na jakékoliv pozici. Po úvodní personální administrativě přichází na řadu detailní seznámení s obchodním a logistickým procesem. Prohlídka Zákaznického a informačního centra, kde se zpracovávají veškeré dotazy a objednávky našich zákazníků, je uzpůsobena především pro obchodní pozice. Následná komunikace mezi obchodníkem a zákaznickým centrem totiž probíhá na denní bázi.
Do skladu i provozu s řidiči
Následuje exkurze na dispečinku a především ve skladových prostorách. Právě prohlídka skladu, s podrobným vysvětlením zázemí a jednotlivých procesů, patří standardně k tomu nejoblíbenějšímu. Stejně jako den strávený s řidičem při rozvozu zboží. Na jeden den vymění nováček oblek za červenou mikinu Office Depot a vyzkouší si namáhavou práci našich řidičů rozvážejících zboží po celé České republice.
„Dodnes si vybavuji den, kdy jsme společně s řidičem Office Depot v Ústí nad Labem vynášeli 50 balíků papíru do třetího patra bez výtahu. Já unavený a zadýchaný, můj kolega usměvavý a zdvořilý,“ líčí svůj zážitek obchodní konzultant Martin Štěpánek. Ambicí této první části adaptačního procesu je vhled a pochopení základního principu fungování společnosti.
Produktové školení a manuál obchodního konzultanta
V další fázi se zaměřujeme na obchodní znalosti a dovednosti. Nový obchodní konzultant prochází produktovým školením. Vzhledem k obsáhlému sortimentu, čítajícímu deset tisíc položek, je to úkol náročný. Obchodní konzultantka ze západních Čech Vlaďka Pašková vzpomíná: „Když jsem poprvé uviděla katalog „Zítra nebo zdarma“, pomyslela jsem si, že v tak obsáhlém katalogu se nikdy nemůžu zorientovat. Urputně jsem přemýšlela: Jak budu připravovat nabídky? Kdy budu schopná zákazníkovi poradit?“
Na této části tréninku zároveň participují osoby zodpovědné za příslušné služby a segmenty. Seznámit se, vidět se tváří v tvář, předat si kontakty ‒ a nastartovat tak slibnou spolupráci na nových obchodních případech, to je cíl každého specialisty.
Na řadu přichází manuál obchodního konzultanta neboli detailní seznámení s pracovní náplní, pracovním postupem, plánováním, tipy a doporučeními. Přestože každý obchodní styl je unikátní, existují firemní pravidla a normy, které je nutné dodržovat. Mezi tyto standardy patří metodika prodeje Miller Heiman, podle které pracují obchodníci v Office Depot v celé mezinárodní skupině. Tuto adaptační kapitolu uzavírá blok věnovaný nástrojům, které obchodník v Office Depot denně využívá.
Přesun do regionu
Prvních čtrnáct dní nabitých informacemi má nováček za sebou. Chápe, co jsme za firmu, a ví také, co, jak a pro koho děláme. Nastává čas ověřit si nejen kolik informací získal, ale i zda je umí správně použít a propojit. Testem končí víceméně teoretická část adaptačního procesu a obchodník se přesouvá do svého obchodního týmu a regionu. Zodpovědnost za jeho zaučení přebírá od trenéra přímý nadřízený.
Na rozdíl od předcházejícího školení, které je pevně dané, poslední část adaptace respektuje znalosti a zkušenosti, se kterými nováček přichází. Každému nově příchozímu je oporou mentor, služebně starší kolega. A samozřejmě manažer, jenž navazuje na předešlou část adaptace, a který teoretické informace uvádí do praxe díky konkrétním zákazníkům, cílům a plánům.
Čtvrtletní horizont
Po třech měsících se všichni nováčci potkají na celodenním meetingu nazvaném HORIZONT. Jedná se o den strávený se členy top managementu firmy. V dopolední části Horizontu kolegové slyší zásadní informace například o finančním hospodaření firmy, vizích a plánech do budoucnosti či nových službách. Na oplátku mají připravené prezentace své, jak se jim ve firmě líbí, a jak se naplnila očekávání, se kterými do společnosti přicházeli. Již s krátkou zkušeností, ale nezatížení historickými pravidly, bývají zdrojem mnoha nápadů.
Vzájemné setkání top managementu a nováčků je oficiálním uzavřením adaptačního programu. Cílem celého procesu je věnovat nově příchozímu obchodníkovi maximální pozornost tak, aby byl pro firmu v co nejkratší době plnohodnotným zaměstnancem zodpovědným za své cíle a zároveň platným týmovým hráčem.