Zefektivňujte rutinní procesy
Spousta kancelářské práce má rutinní charakter a neustále se opakuje. Po skončení každého projektu proto zvažte, co nového jste se naučili a jak by se to příště dalo udělat lépe, efektivněji a rychleji.
Jednání
Na konci každého jednání prodiskutujte s kolegy, v čem bylo setkání dobré, v čem se naopak příliš nepovedlo jak by se dalo příště zlepšit.
Telefon
Nechte svou hlasovou poštu či záznamník zapnutý a později vyřizujte telefonáty jeden za druhým. Používejte handsfree nebo hlasitý odposlech, abyste se mohli pohybovat po kanceláři a dělat při tom více věcí najednou.
Schůzky
Pokud má někdo ve zvyku neustále na poslední chvíli rušit domluvené schůzky, pak se snažte jednáním s touto osobou vyhnout. Pokud se jedná o klienta, potom zvažte, zda není výhodnější investovat váš čas raději k získávání klientů nových.
V případě, že se vaše schůzky odehrávají mimo kancelář, odejděte, nechá-li vás protistrana čekat déle než 10 minut. Jestliže nechcete být až tak radikální, raději si schůzky domlouvejte v kanceláři - můžete pracovat zatímco čekáte.
Ve všech případech, kdy je to možné, vyřizujte schůzky po telefonu, namísto osobního setkání.
E-mail
Do políčka "předmět" vpisujte u všech e-mailů smysluplné a krátké, avšak specifické informace o jejich obsahu. Archiv pošty pak bude mnohem přehlednější, pokud budou jednotlivé e-maily popsány např. jako „program pro dubnovou poradu“ namísto prostého „porada“.
Pošta
Poštu by měla zpracovávat sekretářka - pokud ovšem nějakou máte. Nejenže to šetří váš čas, ale také to pomáhá sekretářce lépe se obeznámit s vaší prací.
Upomínky
Jestli máte tendenci zapomínat, ať už se jedná o cokoli - například o telefonní hovory - jednoduše si nastavte upomínky ve vašem počítači.
Neodkládejte práci
Kdykoli je to možné, neodkládejte vyřizování jednotlivých úkolů na později. I dvouminutový úkon, pokud na sebe nabalí další nevyřízené záležitosti, může přerůst ve zdržující problém.
Dělejte si poznámky
V případě, že se chystáte na určitou dobu přerušit práci (například odjíždíte na dovolenou), napište si poznámky o tom, kde jste skončili a co máte rozpracováno. Až se vrátíte, rychleji na předchozí práci navážete a snadněji se vrátíte do svého předchozího pracovního tempa.
Nepřeskakujte mezi úkoly
Vyhněte se pokušení nechat napůl dokončenou práci ležet a vrhnout se na další. I když se k ní hodláte později vrátit, časově je mnohem úspornější dokončovat práci postupně.
-ds-