Je jen jedna věc, která je ještě horší než oznamování špatných zpráv nadřízeným. Jde o nedostatečnou pozornost, když problémy vznikají. Žádná firma se nevyhne problémům. Rozpočty se překračují, termíny neplní, stroje nefungují, zaměstnanci nepracují atd. Problémy by se však neměly přehlížet a tajit před nadřízenými.
Když budete ignorovat problém na svém pracovišti, jednoho dne stejně vyjde najevo. Bude mnohem složitější a pravděpodobně se vynoří v tu nejnevhodnější dobu. Uvědomte si, že většina problémů se dá částečně nebo i úplně vyřešit okamžitě. Důležité je také vědět, že pokud nedokážete sdělovat problémy svým nadřízeným, vystavujete je nařčení od jejich nadřízených, že nemají kontrolu nad svou prací, což může mít dalekosáhlé důsledky.
Zapomeňte na to, že budete hrdinou, když přijdete za šéfem s problémem až ve chvíli, kdy bude velice zásadní. Ať už to bude číkoli chyba, rozhodně nebudete populární. Vzpomeňte, jak v dávných časech panovníci stínali poslům špatných zpráv hlavy. Článek popisuje pět rad, jak problém nadřízeným tlumočit co nejpřijatelněji:
- Připravte si všechna fakta a předneste je stručně, bez uhýbání.
- Buďte trpěliví a nechte nadřízeného odventilovat jeho hněv či frustraci.
- Nabídněte řešení nebo alespoň nějaký způsob, jak snížit ztráty.
- Nebuďte defenzivní. Pokud je to přímo vaše chyba, neobviňujte ostatní. Jestliže však jde o chybu celého vašeho týmu, zmiňte to. Snažte se celou záležitost co nejvíce odosobnit.
- Oznamujte nadřízeným i dobré zprávy. Vyhnete se tak tomu, abyste byli apriorně považováni za posla špatných zpráv.
Stejně důležité jako včasné informování nadřízeného o problémech, je také to, aby nadřízeni uměli ovládat své reakce.
- Když vám zaměstnanec oznámí problém, snažte se zachovat klid a soustředění. Pokud při každém problému vybuchnete, odradíte zaměstnance od toho, aby vám vůbec nějaké problémy sdělovali a těžko budete moci efektivně působit jako jejich vůdce.
- Neodcházejte v polovině řeči. Posbírejte všechna fakta o tom, kdo, co, kdy, kde a proč udělal. Snažte se co nejrychleji určit příčinu a rozsah problému. Zhodnoťte způsobené škody.
- Zajistěte co nejrychlejší kontrolu ztrát.
- Oznamte problém svému nadřízenému stejným způsobem, jakým očekáváte, že budou problémy hlásit vaši podřízení vám. I když se vám již podařilo problém vyřešit, oznamte to také. Pokud se vám problém vyřešit nepodařilo, vysvětlete kroky, které chcete podniknout, abyste se vyhnuli dalším škodám.
-kk-