Co udělat, aby výběr asistentky dopadl na výbornou:
Asistentce musí záležet na vámi nabízené pozici a musí jednoduše chtít. Chce získat konkrétní pozici ve vaší společnosti, protože je to její sen a chce ze sebe dát maximum? Chcete vy získat tuto konkrétní uchazečku, protože ji chcete rozvíjet a spolupracovat s ní? Budete si samozřejmě muset položit ještě pár dalších otázek, ale právě tyto jsou klíčové!
Inzerát
Ne ledajaký, ideálně personalizovaný. Co nejvíce přibližte firemní kulturu a svou osobnost kandidátkám, včetně toho, jaká je společnost, ve které rozšiřujete tým.
Je dobré si uvědomit, proč asistentku chci, v čem jsem jako šéf nezastupitelný – co vše chci pustit, delegovat a předat. Pokuste se být ve svých požadavcích co nejkonkrétnější a usnadněte tak výběr i následnou komunikaci s potenciálními zájemci.
Telefonická zkouška
Můžete a nemusíte uchazečce o práci zavolat před pohovorem a udělat si takovou zkoušku toho, jak komunikuje, reaguje a třeba i improvizuje. To vše by měla zvládat na výbornou a není lepší způsob, jak si tyto komunikační schopnosti předem ověřit.
Emailová zkouška
Před pohovorem je možné poslat i písemný úkol – organizace akce, příspěvek na facebook o budoucí firmě nebo oboru, omluvný e-mail, apod.
Pohovor
Klíčový moment. Zaměřte se na energii a na chtění. Jak moc se o pozici a náplně práce zajímá, jaké má za sebou úspěchy a na co je hrdá.
Několik inspirativních otázek:
-
Co vás baví? Co vám to přináší do pracovního života?
-
Jakou poslední knihu jste naposledy přečetla a co byste o ní řekla, kdybyste ji chtěla doporučit druhým lidem?
-
Kdybyste mohla změnit jednu věc ve svém dosavadním životě? Která by to byla a proč?
-
Kdo byl nejvýraznější šéf a co vám to dalo?
-
Vzpomínáte si na nějaký konflikt, který jste musela řešit? Jakým způsobem jste tu situaci řešila a co vám to dalo, případně, co byste udělala jinak?
-
Vzpomenete na situaci, kdy jste měla štěstí a co to pro vás znamenalo?
-
Vyberte jednu svou vlastnost, která vás charakterizuje. Jaká to je? A proč se v ní cítíte tak silná?
-
Jaké povolání byste si vybrala, pokud by všechny práce na světě byly stejně platově ohodnoceny?
Úkol po pohovoru
Je dobré, když se uchazečky nad novou pozicí mohou v klidu zamyslet a po pohovoru poslat SWOT analýzu své nové očekáváné pozice. V čem jsou silné, slabé, jakou vidí příležitost v nové firmě a pozici, co jí může ohrozit a zahýbat židlí.
Nástup, první den v práci, zkušební doba
Zde je klíčové, mít sepsaný seznam věcí, které chci jako šéf delegovat, mít v tom jasno a říci to NAHLAS. Nikdo není telepat a myšlenky vám asistentka bude číst až časem ????
Sepište si pravidla spolupráce, a hlavně nevynechejte první schůzku! Naopak, věnujte jí pozornost. Takovou schůzku klidně opakujte. Každý týden 15 minut jen vy dva a rovnejte si priority nalaďte se na sebe, klidně po telefonu. „Synchronizace“ vás dvou by bez toho vznikala pomaleji.
Poznejte její smysl, proč pro vás pracuje. Proč ráno vstává z postele a jede za vámi do práce. Stejně jako ona má znát hodnoty firmy, vy znejte ty její.
V průběhu zkušební doby nebo i po ní je dobré najmout mentora, který asistentce poskytne nadhled a bude jí rozvíjet jinak než vy. Mentor zaštítí procesy a návyky ohledně toho nejdůležitějšího, co by asistentka měla umět – prioritizace, čím ráno začít den, jak komunikovat se šéfem a klienty, jak budovat důvěru, jak pracovat s týmem, apod.
Těmto a mnoha dalším tématům se věnuje konference Svět asistentky, která se koná 19. září 2019 v Praze.