E-mail je dnes běžným komunikačním nástrojem na pracovištích, přesto se v e-mailové komunikaci stále dopouštíme základních chyb. V nejlepším případě způsobí takový e-mail rozpaky. Může to však vést až k závažným nedorozuměním a rozhněvání příjemců. Čemu se tedy vyhnout při rozesílání e-mailů z oddělení HR?
- Nepište v rozčílení. Když s někým nemluvíme tváří v tvář, je snadné být arogantní nebo sarkastický. Nepište proto e-maily ve chvíli, kdy jste rozčílení. Pokud přeci jen něco napíšete, uložte si to jako koncept a přečtěte znovu, až se uklidníte.
- Nežertujte. Vzhledem k tomu, že e-mail neumožňuje vyjádřit věci, které v osobní komunikaci dáváme najevo řečí těla nebo tónem hlasu, může být snadno špatně interpretován. To, co jste mínili jako neškodné či humorné, si může druhá strana vyložit jako urážející nebo rozzlobené. Vyhněte se proto sarkasmu, přečtěte si svou zprávu znovu a zamyslete se, jak by mohla být vyložena.
- Nezapomínejte na přílohy. Velmi často se stává, že v e-mailu sice hovoříte o příloze, zapomenete ji však přiložit. O své chybě se nedozvíte, dokud vás někdo neupozorní. Raději proto přikládejte přílohy hned na začátku, ještě než začnete psát, kdy je vaše mysl čerstvější.
- Nezneužívejte naléhavosti. Nikdo nechce z oddělení lidských zdrojů dostat zprávu, aby se okamžitě dostavil. Nebude-li znát důvod, bude přirozeně očekávat špatné zprávy. V případě, že tedy budete vyžadovat okamžitou reakci, vysvětlete alespoň ve stručnosti, o co se jedná. Raději však použijte telefon nebo dotyčného navštivte osobně.
-kk-