Na služební cestu vás mohou vyslat poměrně brzy po nástupu do nového zaměstnání. Samozřejmě v závislosti na pozici, kde pracujete. Většinou za vás firma vše zařídí, ale taky se může stát, že veškerá organizace a starosti s cestou spojené padnou na vaši hlavu. Jak si tedy zajistit úspěšnou služebné cestu?
Dříve než vyrazíte:
- Zjistěte, jaké pracovní materiály máte vzít s sebou. Shromážděte všechny kopie důležitých dokumentů a dat, spolu s kopiemi prezentací.
- Uložte všechny dokumenty a příslušné zálohy potřebné pro vaše setkání na přenosné počítači. Jestliže žádný nemáte, půjčete si nějaký od IT oddělení vaší společnosti.
- Zjistěte, jaké finanční rezervy pro tuto cestu máte. Disponujete omezeným rozpočtem?
- Vytiskněte si detailní seznam důležitých kontaktních informací: čísla mobilních telefonů vašich kolegů, číslo a adresu vašeho hotelu, klientských kanceláří nebo restaurací ve kterých máte rezervaci.
- Vytiskněte důležité mapy a plánky.
- Potvrďte přesné místo a čas setkání s protistranou. Je lepší desetkrát se ujistit, než přijít na schůzku pozdě, nebo dokonce vůbec.
- Naplánujte si, že na schůzku přijdete o 30 minut dříve. Počítejte s nečekanými situacemi, jako je zaseknutí v dopravní zácpě.
Co s sebou
- Doklady, letenky, lístky, kreditní karty.
- Časy odletů, případně jízdní řády.
- Dostatek hotovosti pro parkování, taxi, fastfood, atd.
- Seznam důležitých kontaktních informací.
- Standardní pomůcky pro obchodní schůzku (vizitky, pero a papír, kalkulačka, osobní kalendář, atp.)
Ponechte si všechny stvrzenky a paragony, abyste pak nemuseli platit ze svého za něco, k čemu při vyúčtování nákladů cesty nedodáte doklad. Od obchodníků a služeb (taxikáři), které stvrzenky běžně nevydávají, si ji vyžádejte.
Pokud budete pracovat a pohybovat se po městě do pozdních hodin, můžete skončit v neznámém prostředí. Dávejte pozor na okolí a lidi kolem vás. Zdravý rozum a bezpečnostní pravidla platí stále: nerozdávejte osobní informace lidem, které neznáte, neprozkoumávejte v noci město sami, nikam nejezděte s lidmi, kterým nedůvěřujete.
-ds-