Jak to zařídit? Jak začít? Zde je několik užitečných tipů a rad nejen pro ty, kteří podobnou akci realizují poprvé:
1. Ujasněte si cíl
Při přípravě akcí pro zaměstnance nikdy nezapomeňte na důvod (důvody), proč chcete akci pořádat. Může jít například o nastartování spolupráce nového týmu či odměnu pro zaměstnance po náročném období.
Cílem nemusím být jen změna či rozvoj, a proto se nebojte „oddechovějších“ cílů.
2. Opatrně s intenzitou zážitků
Velkou výhodou outdoorových programů je, že jsou pro účastníky mnohdy atraktivní a že se až na výjimky nenudí. Dobrý organizátor připraví takový program, který bude účastníky bavit, ale přitom budou nenásilnou formou rozvíjeny i požadované kompetence.
Pozor však, aby zážitek nepřebil rozvojový potenciál programu. Mohlo by se stát, že si účastníci budou pamatovat jen pocit volného pádu, ale potřebu organizace skupiny a dodržení limitů vypustí. Najít vyváženost mezi zábavou a rozvojem je ale úkolem dodavatele, pokud jej využíváte. I za to ho platíte.
3. Informujte, ale neprozrazujte vše
Kromě faktických informací (kdy, kde, co s sebou…) by měli účastníci včas dostat také jasnou informaci, proč na teambuilding jedou. Management může mít vizi, že si skupina projde náročnějším programem simulujícím práci ve stresu, zatímco účastníci se těší, jak si užijí dvoudenní mejdan. V tom, jak bude program prezentován účastníkům, by měl být jednotný jak zadavatel (personální oddělení), tak přímý vedoucí účastníků i případný tým dodavatele. Předejdete tak možnému zklamání z nenaplněných očekávání.
Konkrétní informace o dílčích programech bych ale neprozrazoval. Prvek překvapení je často velmi podstatný.
4. Zvažte, zda si vystačíte sami
Rozpočet bývá častým důvodem, kvůli kterému si mnohé firmy realizují teambuilding svépomocí. Finanční úspora však znamená také výrazně vyšší časové nároky na osobu, která bude vše organizovat.
Společný večer nad pivem či vínem, netradiční zážitek, například na motokárách, jistě zvládnete organizačně sami. Pokud však má program konkrétní „rozvojovější“ cíle, je vhodné obrátit se na odborníky, kteří vám připraví program na míru s patřičnou dramaturgií a zajistí vše potřebné, tzv. na klíč.
5. Vyberte vhodný termín…
Abyste se vyhnuli omluvám účastníků na poslední chvíli, doporučuji zvážit i takové věci, jako je případný deadline v práci (pravidelný termín pro odevzdávání podkladů), prázdniny ve školách, státní svátky navazující na víkend atd.
6. …a vyberte jej včas
Teplé měsíce jsou oblíbené kvůli pěknému počasí (kromě období dovolených). Na druhou stranu, i ostatní roční období mají své kouzlo, zejména pro zkušené absolventy teambuildingů mohou být právě zimní akce výzvou. Nezapomeňte však, že v takovém případě nelze venku trávit tolik času (krátké dny), a že málokdo bývá adekvátně vybaven.
Obecně platí, že čím žádanější termín, tím dříve dopředu je třeba jej rezervovat, a to zejména z důvodu zajištění vhodného ubytování. Lze říci, že akce pro skupiny nad 60 osob, v atraktivních lokalitách (rybník, lesy, skály…) a s termíny v druhé polovině týdne a zasahující do víkendu je třeba řešit co nejdříve, ideálně 4-6 měsíců před akcí.
7. A teď ještě místo
Vybrat místo tak těžké není (začne-li se včas), horší je se trefit do volné kapacity. Příroda je v Čechách krásná a míst opravdu hodně, ale ne všechna jsou vhodná pro každý program. Pokud vám kurz připravuje dodavatelská firma, nechte výběr lokality na nich (samozřejmě v rámci vašich limitů), „pohlídají si“ vhodnost terénu k plánovanému programu.
8. Program musí vycházet z cílů
Program bývá mnohdy oříškem nejen pro zadavatele, ale velmi často i pro dodavatele. Vycházejte od cílů. Chcete-li se hlavně pobavit a zrelaxovat, volte například týmové soutěže, kreativní programy či lanové aktivity, sami můžete také zařídit pomáhání v lesích či zoologických zahradách. Rozvojově zaměřené programy a akce pro větší počet účastníků jsou pak na přípravu náročnější, proto zvažte, zda nekontaktovat dodavatele.
9. Rozhodnete-li se hledat dodavatele…
…bude potřebovat podrobné informace, aby mohl připravit program přímo pro vaše potřeby a cíle. Konkrétně:
- O jakou účastnickou skupinu se jedná (náplň práce, firemní hierarchie, počet účastníků, věk, ženy/muži…)?
- Jaké jsou cíle programu (očekávání zadavatele, co účastníci, jaké kompetence má program rozvíjet …)?
- Má skupina dřívější zkušenosti s teambuildingem nebo outdoorovými programy (konkrétní příklady)?
- Existují nějaká omezení, s nimiž je třeba počítat (jakým aktivitám se vyhnout – adrenalin, voda…)?
- Máte speciální požadavky na programové aktivity (CSR, adrenalin, společenský večer, pracovní workshop…)?
- Jakou plánujete délku kurzu a preferujete určité dny v týdnu?
- Jaká by měla být náročnost a jaké zaměření (sportovní, spíše relaxační a indoorové, poznávací….) programu?
- Máte nějaké požadavky na ubytování (úroveň, rozložení pokojů, strava, dojezdová vzdálenost…)?
- Jak se účastníci na kurz dopraví (společně či individuálně, zařídí dodavatel/vy…)?
Všechny informace jsou důležité. Například poslední zmíněná položka – doprava. Pokud přijedou účastníci společně, je větší šance, že program začne přesně a nikdo nebude na nikoho čekat, ani nebude nikdo odjíždět v průběhu závěrečného programu. I podle toho se volí úvodní a závěrečné aktivity.
Doufám, že alespoň na některé z otázek, které máte v hlavě v souvislosti s uspořádáním akce pro zaměstnance, jste získali odpověď. Přeji vám mnoho úspěchů a hlavně spokojené účastníky!