Téměř tři čtvrtiny firem doposud nevyřešily ochranu svých dat uchovávaných v papírové formě. Zjistila to aktuální studie společnosti Leitz ACCO Brands, která rovněž odhalila, že 53 % dotazovaných společností si zatím ani nepořídilo přístroj na skartování papíru nebo mají jenom jeden. Pokud i vy nebo vaši zaměstnanci likvidujete dokumenty s osobními daty tak, že je hodíte do koše, případně je v rámci třídění odpadu hodíte do modré popelnice, porušujete nařízení GDPR a hrozí vám pokuta až 20 milionů eur.
Nestačí však skartovat na jakékoliv skartovačce, ale pro potřeby GDPR by mělo jít o skartovačku splňující minimálně 3. úroveň zabezpečení. „Mnoho malých elektrických skartovaček, které se dnes ve firmách běžně používají, však splňuje pouze úroveň zabezpečení 1 nebo 2, což může být vzhledem ke GDPR nedostačující,“ konstatuje Jakub Musílek, marketingový manažer společnosti ACCO Brands, která vyrábí a prodává chytré skartovačky Leitz IQ.
Jak vybrat správnou skartovačku
Skartovačky se prodávají v různých velikostech a nabízejí nejrůznější kombinace vlastností. Jedním z nejdůležitějších parametrů je právě stupeň zabezpečení. Ten se označuje písmenem P a číslem, přičemž platí, že čím vyšší je číslo, tím vyšší je stupeň zabezpečení, protože je papír rozřezán na menší kousky papíru. „Skartovačky Leitz IQ se nabízejí od stupně P-4, u kterého je list formátu A4 rozřezán na 400 kousků, po stupeň P-6+, který je vyžadován u údajů podléhajících utajení – například vládních nebo vojenských zpráv. List papíru A4 je rozřezán na 12 000 kousků,“ upřesňuje Jakub Musílek.
Dalším důležitým parametrem je typ řezání. Skartovačky s křížovým řezem nařežou dokument na mnohem více kousků než skartovačky s proužkovým řezem a nabízejí minimální stupeň zabezpečení P-4. Ještě důslednější ochranu dat pak poskytují skartovačky s mikro řezem, které mívají stupeň zabezpečení P-5 nebo P-6. Existují ale i skartovačky se super mikro řezem, které de facto vyrobí z papíru prach a nabízejí stupeň zabezpečení P-6 až P-6+. Rovněž platí, že čím vyšší stupeň zabezpečení, tím se do skartovačky vejde více skartovaného odpadu, protože nedochází ke skladování vzduchu.
Při výběru skartovačky myslete i na její velikost. „Platí, že čím častěji skartovačku používáte a čím více dokumentů skartujete, tím větší model potřebujete. Větší stroje nemusíte tak často vyprazdňovat a také mívají větší kapacitu a pojmou více listů papíru najednou. Skartovačky Leitz IQ například zvládnou skartovat 5 až 20 listů najednou,“ dodává Jakub Musílek. Potřebujete skartovat list velikosti A3? Jednoduše jej přehněte. Jen nezapomeňte, že skartovačka považuje přeložený list za listy dva.
Více informací k chytrým skartovačkám Leitz IQ najdete zde.