Nové HR systémy musí obsahovat funkce, jako je například elektronizace jednotlivých personálních dokumentů a formulářů, dochází k propojovaní HR a Document a Content management systémů. Nejlepší variantou je, když HR systém plně podporuje všechny požadavky a zároveň je schopen předávat data do centrálních systémů. Zpřístupnění personálních informací pro zaměstnance je většinou prostřednictvím personálního portálového řešení, které je spustitelné pro zaměstnance z domova, z mobilních zařízení či z personálního informačního kiosku.
HR portál je možno na základě požadavků společnosti flexibilně upravovat jak z hlediska grafického, tak i z hlediska nabízených funkcí, a tím se stává velmi flexibilním, uživatelsky přívětivým a intuitivním řešením. Spuštění jednotlivých funkcí provádí uživatelé pomocí rozcestníku, který zpřístupní uživateli předdefinované personální funkce. Nastavení všech funkcí je konfigurovatelné, a tím je možné zpřístupnit jakékoli aplikace, ne jenom HR systém, ale i další systémy jako např. Document management systém, intranet atd. Rozcestník je připraven většinou tak, aby uživatel nemohl spustit jiné aplikace nebo moduly, než ke kterým má oprávnění.
Nejdůležitější součástí každého HR portálového řešení jsou samozřejmě jeho personální funkce. HR portál nemusí zaměstnancům informace pouze poskytovat (zůstatek dovolené, plánované směny, základní personální data, termíny školících akcí, lékařských prohlídek atd.). Může rovněž sloužit i k zadávání libovolných požadavků jako jsou například žádanka o dovolenou, žádanka o změny personálních údajů, žádanka o zaměstnanecké benefity, slouží i k objednávání stravy v podnikové jídelně, k objednávání ochranných pomůcek, k žádostem či přihláškám na vzdělávací akce, k přihláškám na lékařské prohlídky nebo k tisku různých zaměstnaneckých dokladů jako např. výplatní páska, potvrzení o příjmu atd. Jejich použití je tedy velmi široké a pro většinu průmyslových společností i velmi užitečné.
Personální portálové řešení a kiosek může zároveň sloužit k předávání informací zaměstnancům formou firemních intranetových stránek, kontrolovanému předávání zaměstnaneckých zpráv pomocí modulu pro zasílání zpráv jak jednotlivým zaměstnancům, tak i různým skupinám zaměstnanců.
HR portál rovněž významně pomáhá zaměstnancům personálního oddělení v optimalizaci procesů, a to především svým přímým napojením na personální informační systém. Z tohoto důvodu jsou veškeré žádanky zaměstnanců, které jsou schváleny, automaticky importovány do firemního HR systému.
V navazujícím článku se podíváme na to, jaké všechny personální procesy můžete dnes automatizovat a jak pomocí HR portálového řešení zabezpečit, aby byly informace skutečně dostupné všem zainteresovaným osobám.