V tomto článku se podrobně podíváme na tři konkrétní příklady - vedení týmových porad, facilitaci schůzek spolupracovníků na projektu a organizaci participativních setkání většího počtu lidí.
Týmové porady
Pro porady týmu je typické jejich pravidelné opakování. Pokud budete opakovaně dělat při jejich vedení stejnou chybu, pak se její důsledky znásobí. Platí to samozřejmě i obráceně. Když dlouhodobě povedete porady bez chyb v komunikaci, pak tím násobně ovlivníte efektivitu i spokojenost v týmu. Vedoucí pracovníci mohou skrze způsob vedení porad ovlivňovat dění v celé organizaci. Podřízení často přebírají jejich styl a to se následně přenáší k dalším a dalším zaměstnancům. Ostatně průběh porad obecně funguje jako jakési zrcadlo kvality spolupráce. Pokud je ve skupině problém, pak se lidé na poradách více hádají nebo jsou naopak nepřirozeně mlčenliví a vše řeší až následně v kuchyňce.
Když se vrátíme k facilitaci, tak pro porady platí, že obvykle se účastníci navzájem znají, vědí, kdo za co nese odpovědnost, jaká je hierarchie a pomocí jakých procesů se rozhoduje. Všechny tyto prvky může facilitátor jednoduše využít a neztrácet čas s jejich vyjasňováním.
Naopak typicky náročným prvkemu porad bývá velké množství a různorodost témat k projednání - od rozhodování o strategické investici až po výběr nového kávovaru do zmíněné kuchyňky. Jako řešení doporučujeme body od účastníků sesbírat hned na počátku porady nebo ještě lépe pomocí sdíleného dokumentu den předem. Následně celou agendu rozčleňte podle důležitosti a časové náročnosti jednotlivých bodů. Při samotné poradě pak pomáhá důsledná práce s časem a vyčlenění nejméně 20% z doby setkání do rezervy pro témata, která zaberou delší dobu než se čekalo.
Týmové porady zřídka moderuje externí facilitátor, obvykle tuto roli zastává vedoucí týmu. Osvědčilo se, když se v roli facilitátora členové týmu střídají. Šéfům to uvolní ruce a umoží sledovat souvislosti, na které běžně nemají prostor. Ostatní získávají nové zkušenosti s komunikací a také pak bývají mnohem konstruktivnějšími i v roli účastníků.
Projektové schůzky
Projektovými schůzkami máme na mysli setkání skupiny lidí s různými odbornostmi, zkušenostmi a rolemi, kteří řeší nějaký společný úkol. Názorným příkladem může být spolupráce zástupců univerzity, výrobní firmy a místní samosprávy na vybudování pracoviště pro aplikovaný výzkum. Taková setkání bývají charakteristická tím, že každý z účastníků vnímá situaci svým vlastním pohledem a prosazuje taková řešení, která jsou pro ostatní těžko představitelná. K tomu se přidává nejasnost ohledně odpovědnosti, kompetencí, rolí a to, že se lidé navzájem neznají. Hrozí nepochopení a z toho vyplývající konflikty při rozhodování.
Proto je důležité, aby facilitátor, kterým je často koordinátor projektu, měl důvěru ostatních a zachovával co možná nejvíce nestranný přístup. V situacích, kdy to možné není, doporučujeme obrátit se na externího facilitátora. V každém případě je prvním úkolem facilitátora provést skupinu vyjasněním smyslu a cílů projektu, rolí jednotlivých účastníků a procesů pomocí kterých bude probíhat komunikace. Vyplatí se věnovat dostatek času také vzájemnému seznámení účastníku v profesní a ideálně i v osobní rovině.
Při vedení samotných setkání je potřeba věnovat zvýšenou pozornost tomu, aby přiměřený prostor dostal každý z účastníků, průběžně shrnovat závěry a ověřovat, zda jim všichni rozumí stejným způsobem. Pokud facilitátor odhalí nedorozumnění, tak pomáhá skupině s jeho vyjasněním pomocí příkladů, zasazením do souvislostí nebo skrze zakreslení do modelu, schématu, mapy, apod.
Při rozhodování doporučujeme držet se následujícího pořadí kroků. Nejprve prodiskutujeme a vybereme klíčová kritéria, podle kterých budeme později vybírat řešení. Následně zvolíme způsob rozhodování, který tato kritéria dobře zohledňuje. Teprve poté společně se skupinou vytvoříme seznam všech možných řešení a nakonec z nich domluveným způsobem dle připravených kritérií vybereme jedno finální. Tímto postupem předejdeme současně omylům i vyhrocenému prosazování vlastních návrhů.
Participativní setkání
Třetím příkladem jsou participativní setkání, na kterých bývá větší počet účastníků, kteří mají být do procesu aktivně zapojeni. Typickými příklady jsou celofiremní setkání k důležitým interním tématům nebo projednání záměru města za účasti veřejnosti. Kromě velkého počtu účastníků je při těchto setkáních omezující rovněž čas. Většinou se jedná o jednorázová setkání v délce jedné, dvou nebo nejvýše tří hodin.
Souběh počtu účastníků a omezeného času vytváří situaci, kde nezbývá prostor pro chyby. Proto se vyplatí investovat do služeb profesionálního facilitátora, který buď připraví a odmoderuje celou akci nebo alespoň poskytne konzultaci při vytváření procesu a jeho jednotlivých částí. Ostatně příprava před akcí obvykle zabere několikanásobně více času než samotné setkání a je dobré s ní začít nejméně měsíc předem.
Kromě navrhování procesu se během přípravy upřesňuje, jaké jsou cíle setkání, jaká jsou očekávání lidí, kteří přijdou, a jaké komplikace se v jeho průběhu mohou objevit. Řeší se, jak přizpůsobit formu a jazyk, aby účastníci dobře porozuměli myšlenkám a sdělením. Až do posledního detailu se promýšlí technické provedení. V naší praxi jsme byli svědky, kdy akce s cílem sesbírat názory od veřejnosti skončila neúspěchem jen proto, že organizátoři sice rozdali účastníkům papíry a tužky, ale zapomněli je vybavit podložkami na psaní.
Podobně významný vliv na průběh akce má i to, zda se účastníkům zasílá pozvánka s informacemi předem, a jak je zformulovaná. Řada profesionálů také preferuje realizaci podobně velkých akcí ve větším facilitátorském týmu, aby bylo možné účastníky rozdělit do více skupin, nebo pracují společně se zapisovatelem či grafikem, kteří na místě vytváří přehledné výstupy.
Uvedené příklady dobře ilustrují, jak proměnlivá je metoda facilitace. Kromě uvedených situací ji lze s úspěchem využít také během strategického plánování, v rámci týmové supervize nebo při vedení workshopů či jiných vzdělávacích akcí. V každém případě je důležité myslet na to, že každý takový kontext si žádá jiný přístup a nedržet se stále stejného schématu. Proto si vždy ujasněte, které principy, techniky a dovednosti budou právě ve vaší situaci užitečné, a až pak se vrhněte do víru komunikace.