HR si našlo cestu: oběh pracovněprávních dokumentů je dnes jednodušší, než se zdá

Přemýšleli jste někdy nad tím, kolik papírů spotřebujete na všechny pracovněprávní dokumenty včetně Prohlášení poplatníka, Žádosti o roční zúčtování apod.? Ve skupině innogy v České republice to bylo kupříkladu více než 50-tisíc listů A4 ročně. Od roku 2018 postupně nahrazují listinné dokumenty jejich digitální obdobou a celý proces tak zvládnou nejen rychleji, ale i bezpečněji. Jak to zvládli a co to přineslo i ostatním českým firmám?

elektronické dokumenty

Výměna a zpracování dokumentů mezi zaměstnanci a zaměstnavateli probíhá v mnoha firmách podobně. Připravit, vytisknout, rozdistribuovat, vyplnit, podepsat, odeslat zpět a archivovat.

Jinak tomu nebylo ani u dodavatele energetických řešení innogy, kde se však čím dál více začali zamýšlet nad nevýhodami a skrytými riziky tohoto procesu.

„Papírový proces zpracování dokumentů není plně transparentní, je časově náročný a mohou v něm vznikat rizika ztráty dokumentů a porušení ochrany osobních údajů,“ vysvětluje Jana Šmerdová, Personnel Services Manager innogy.

Jak dodala, tyto překážky vnímali především v souvislosti s poskytováním HR služeb pro zaměstnance napříč celou Českou republikou. Oběh dokumentů proto někdy trval i měsíc, přičemž nebylo možno zjistit, v jakém stavu byl proces jejich zpracování a ani to, kde se dokumenty v daném momentu nacházejí.

Cesta ven

Skupina innogy viděla cestu v digitalizaci, avšak bylo to v době, kdy na českém trhu chyběla větší inspirace, nebo zkušenost s podobným projektem a o reálnosti takového kroku pochybovali i někteří právníci.

Přesto se rozhodli poprat s nástrahami české legislativy a pustili se do projektu, který nakonec inspiroval i další firmy na českém trhu.

Online a bez stresu

V praxi to znamenalo zavedení elektronického podpisu pro zaměstnance a rozšíření SAP HR a HR portálu o aplikaci, jejímž prostřednictvím může bezpečně probíhat tok dokumentů.

„Jednou z výhod takových aplikací je, že u většiny úkonů souvisejících se zpracováním dokumentů, postačí pouze prostředí HR portálu, které zaměstnanci již znají“ popisuje Fedor Kállay, výkonný ředitel společnosti GLOBESY.

Pro firmy to znamená zjednodušenou administrativu, zrychlenou distribuci a zároveň zvýšení zabezpečení citlivých údajů. Zaměstnancům zase přináší rozvoj digitálních dovedností a rovněž je i zbaví zbytečných vrásek. Příkladem jsou třeba daňové dokumenty, při nichž se místo složitých tiskopisů vyplňují přehlednější formuláře se zabudovanými kontrolami a nápovědami.

U daňovek jde o hodně muziky za málo peněz

Začátky byly těžké, avšak legislativa postupně začíná firmám rozvazovat ruce. Příkladem je změna zákona, díky níž lze dnes zpracovat růžové daňové tiskopisy nejen digitálně, ale i bez nutnosti certifikovaného podpisu.

Platforma, kterou jsme vyvinuli pro innogy, obsahuje nástroje potřebné k tomu, aby splnila všechny požadavky české legislativy na zpracování daňových dokumentů,“ vysvětluje Fedor Kállay.

Jak dodává, pro mnohé firmy je dnes zajímavé právě toto téma, jelikož mohou aplikaci využít i bez implementace elektronického podpisu, což výrazně snižuje náklady.

Přineslo to ovoce i náskok před Covidem

Ambiciózní projekt nakonec skončil úspěšně. „První dokument určený k elektronickému podpisu, Mzdové podmínky, podepsalo v březnu 2018 až 91 % zaměstnanců a následující dokument, Souhlas se zpracováním osobních údajů v rámci GDPR, podepsalo elektronickým podpisem již 98 % zaměstnanců,“ popisuje začátky používání Jana Šmerdová.

„Na začátku měla innogy opravdu těžkou misi. Byli to průkopníci, kteří se vybrali na neprobádaná území, takže často hledali zcela nové cestičky v legislativě i v IT řešení. Nakonec se to povedlo a ostatní firmy mohly vidět, že to jde,“ doplnil Fedor Kállay.

Novátorského přístupu a přínosu pro české HR si nakonec všimla i odborná porota soutěže HREA. Skupina innogy si z ní odnesla Zvláštní cenu poroty i Cenu veřejnosti.

Nečekaná výhoda se však začala projevovat i začátkem tohoto roku. „Příchod Covid-19 byl náročný a díky němu jsme si začali toto řešení cenit dvojnásob. Obrovské množství interakcí, která v minulosti vyžadovala fyzická setkání, jsme již měli v digitální podobě a ochránili tak naše zaměstnance,“ uzavírá Jana Šmerdová.

Zaujalo Vás řešení, které innogy využívá? Zúčastněte se webináře Digitalizujte daňové dokumenty jako innogy, který se koná 9. 9. 2020 v 10:00. Budete mít možnost zeptat se na detaily k projektu, a to jak zástupce innogy, tak i členů týmu GLOBESY, kteří řešení realizovali. Webinář je bezplatný po předchozí registraci a kompletní informace k němu najdete zde.

REGISTRACE NA WEBINÁŘ

 

Články v sérii

Aktuální

HR si našlo cestu: oběh pracovněprávních dokumentů je dnes jednodušší, než se zdá

Aktuální

Elektronizaci HR dokumentů již nestojí v cestě technologie ani legislativa