„Já jsem dělal tuhle knedlíky podle kuchařky. Stálo tam – krájejte tři dny starý housky. Já nekrájel ještě ani den a už jsem jich měl plnou vanu…“
Felix Holzmann, scénka Svačina
Produktivita nebo efektivita
Snaha o „produktivitu“, tedy o to, udělat toho co nejvíc, nemusí být nejlepší řešení. Efektivita oproti produktivitě nabízí dobrý „poměr cena/výkon“, tedy „úsilí/výsledek“. Pokud dosahujeme očekávaných výsledků, často otázku výšky nákladů nebo množství vynaloženého úsilí a času neřešíme. Biatlonista, který získal medaili, se raduje z úspěchu a v tu chvíli neřeší, že až tak dobře nenastřílel, když mu jeho rychlost pomohla dostat se na stupně vítězů. Teprve později, možná dokonce až ve chvíli, kdy přestane být mezi nejlepšími, začne přemýšlet o tom, co by mu mohla přinést přesnější střelba.
Podobné je to i v jiné disciplíně – psychometrii. Mnoho výkonových testů (typicky tzv. testy inteligence) zachycuje jako významné pouze správné odpovědi. Stejně tak skóruje ten, kdo vyřeší polovinu zadání a všechno má správně, jako ten, kdo zkusil řešit všechna zadání, polovinu má však chybně. Lepší metody tedy rozlišují nejen celkový výkon, ale také jeho rychlost a kvalitu. Tím poskytují relevantnější data využitelná např. v oblasti náboru nebo osobního rozvoje.
V reálném životě můžeme poskytovat rychlý a kvalitní výkon – tedy být efektivní. Zoufalé je, když dodáváme nekvalitu, a ještě nám to dlouho trvá. Jsme nejen neefektivní, ale i neproduktivní. U dalších dvou kombinací hodně záleží na konkrétní situaci. Někdy je důležité být produktivní, tedy dodat stanovenou kvantitu výkonu v určeném čase a množství „zmetků“ je druhořadé. Jindy má jasnou přednost kvalita, i když pomalá. U svého chirurga bych byl asi vděčnější za kvalitu. Tedy, pokud bych neměl akutní problém a byl až pátý na řadě, samozřejmě.
Zvláštní situace nastává, když poctivě, s úsilím, rychle a správně dosahujeme nesprávných cílů. S. Covey tomu říká „lézt na žebřík opřený o nesprávnou zeď“, P. F. Drucker rozlišuje mezi tím „dělat věci správně“ a „dělat správné věci“.
Dělat správně správné věci
Jak tedy vyzrát na problém efektivity a „dělat správně správné věci“? Užitečnou službu nám mohou poskytnout 3 zázračná S osobní efektivity: smysl, systém a sebekontrola.
Smysl
Smysl nám pomůže s tím dělat správné věci.
Je výrazně spojen s otázkou „Proč?“. Tu v před několika lety zpopularizoval známý a inspirativní Simon Sinek. Proč se věnujeme právě této činnosti? Jaký to má význam? Jaký význam to bude mít za 7 dní, 7 týdnů, 7 let…? Nakolik to souvisí s naší vlastní představou o tom, kde a jací bychom chtěli být – s naší osobní vizí?
Smysl je základní kámen priority managementu. Ukazuje, čemu dávat v našem životě přednost.
To co „pro nás má smysl“, co nám „dává smysl“ souvisí s našimi hodnotami, osobní filosofií nebo dokonce spiritualitou. Seriózní pohled na tuto oblast dává třeba zakladatel logoterapie – „léčby smyslem“, psychiatr, který i díky citlivosti pro to „co má smysl“ přežil koncentrační tábor – Viktor Frankl. Odlehčený pohled na „smysl života“ naopak nabízí film The Meaning of Life od geniálních Monty Python.
Systém
Systém nám pomůže dělat věci správně.
Jak jsme si již připomněli, efektivita souvisí s příznivým poměrem cena (vynaložené úsilí, čas) : výkon. Systém pomáhá udržet naše zaměření na smysl, pomáhá dělat věci s rozmyslem, bez zbytečného plýtvání. Velmi inspirující jsou v této oblasti principy a techniky Lean managementu, „štíhlého řízení“. Identifikace plýtvání a způsoby jeho eliminace, principy tahu, Just in time, Poka Yoke nebo metoda 5S jsou skvělými oporami osobní efektivity.
Pokud cítíme, že máme sklon k nesystematičnosti, je téměř nezbytnou pomocí stanovování standardů, například v podobě check listů nebo procesních schémat.
Skvělým nástrojem pro uspořádávání nápadů a myšlenek, ale i pro vytváření to-do listů, plánování, check listů i třeba pro řízení času jsou myšlenkové mapy.
Sebekontrola
Sebekontrola nám pomůže věci dělat.
Nejrůznější tipy a poučky o tom, jak zlepšit svou osobní efektivitu, nejsou pro nás obvykle nic nového. Patrně i mnoho z tohoto textu. Všechno přece známe. „Jen“ to neděláme. Víme co, jak a často i proč. Jen se nám prostě nedaří dosahovat stanovených cílů, plnit svá předsevzetí. Hodně lidí to spojuje s malou motivací. Pravda je ale spíš taková, že i když motivaci máme, selhává naše vůle, naše schopnost „sebeřízení“.
Co může pomoci podpořit sebekontrolu? Třeba:
Malé kroky
Stanovovat si při dosahování cílů spíše malé postupné kroky než velké skoky. Raději méně, ale pořád. Porovnání efektivity intenzivního týdenního jazykového kurzu s přístupem 10 slovíček denně (tedy 3650 za rok) může být až neuvěřitelné. Malé kroky pomáhají „hacknout“ naši amygdalu, kousek našeho mozku velikosti mandle. O tom, jak to funguje, píše náramně čtivě americký psycholog Robert Maurer v knize Cesta Kaizen.
Efektivní sprint
Jednoduchou, i když zprvu trochu náročnou metodu ocení zejména notoričtí prokrastinátoři. Spočívá v mobilizaci našeho volního úsilí a sebekontroly alespoň na krátký časový úsek. Princip je snadný: aspoň chvíli, ale naplno. A při pohledu na výsledek zjistíme, že 10 minut na 90 % je výrazně efektivnější než 90 minut na 10 %. Své o tom vědí třeba maminky malých dětí…
Eliminace nežádoucích podnětů
Pokud chceme zhubnout, není ideální chodit pravidelně do cukrárny. Máme-li se soustředit na dosažení svého cíle a řídit sami sebe, je užitečné omezit všechno možné, co nás vyrušuje a rozptyluje. Chcete se efektivně věnovat čtení mailů nebo přípravě prezentace? Vypněte si zvonění telefonu a upozornění na příchozí zprávy. Jde-li to, zavřete internetový prohlížeč. Podobně jako aplikace „rodičovské kontroly“ omezující čas, který tráví děti hraním her, existují i aplikace pro podporu „sebekontroly“ pro dospělé (např. e.ggtimmer nebo StayFocusd).
Gamifikace a návyky
Vědomý výkon sebekontroly má šanci se časem změnit v návyk – zafixovaný standard. To umožní využívat uvolněnou kapacitu sebekontroly a volního úsilí na další potřebné oblasti. Vytváření návyků („dobrozvyků“) prospívají některé gamifikační prvky, které vedou k pravidelnosti, soustředění, motivaci ke zvyšování kvality i kvantity výkonu. Typickým příkladem je nástroj Duolingo. Ještě účinnější jsou pro rozvoj sebekontroly tréninkové aplikace zaměřené na rozvoj kognitivních funkcí, nejlepší z nich je v současnosti zřejmě Lumosity.
Produktivita není špatná. Efektivita je lepší. Ani jedna z nich ale sama o sobě nezaručí spokojený život. O tom ale zase jindy.