Každý zaměstnavatel sní o tom, že bude mít velké množství uchazečů o zaměstnání, z nichž si bude moci vybrat toho nejlepšího. Co ale s životopisy těch, kteří neuspějí? Praxe a zákony týkající se ochrany osobních údajů nám dávají jasné odpovědi.
Podle zákona o ochraně osobních údajů si zaměstnavatel může ponechat životopisy neúspěšných uchazečů jen po omezenou dobu. Většinou se jedná o období, které pokrývá zkušební dobu vítězného uchazeče. Po jejím uplynutí, pokud nemáte souhlas neúspěšných uchazečů, musíte jejich životopisy skartovat. Tento postup zajišťuje, že osobní údaje nejsou zpracovávány déle, než je nezbytné, čímž se minimalizuje riziko jejich zneužití.
Je důležité si uvědomit, že neúspěšní uchazeči mohou být v budoucnu zajímaví pro jiné pozice ve vaší firmě. Pokud máte zájem uchovat jejich životopisy i po zkušební době, je nezbytné získat jejich explicitní souhlas. Tento souhlas by měl být informovaný a dobrovolný, což znamená, že uchazeči musí být jasně informováni o tom, jaké údaje budete uchovávat, za jakým účelem a na jak dlouho.
Naopak životopis uchazeče, který byl přijat, může být uložen do jeho pracovní složky nebo osobního spisu. I zde je však nutné dbát na ochranu osobních údajů a “začernit” informace, které nejsou relevantní pro výkon práce. Například údaje o rodinném stavu nebo zálibách nejsou pro pracovní výkon obvykle podstatné a měly by být z dokumentace odstraněny.
Důsledná správa osobních údajů nejenže respektuje zákonné požadavky, ale také podporuje dobré jméno zaměstnavatele. Transparentní a odpovědný přístup k ochraně osobních údajů může rovněž zvýšit důvěru uchazečů ve vaši společnost, což je v dnešní konkurenceschopné době klíčové.
Na závěr je důležité zmínit, že dodržování právních předpisů o ochraně osobních údajů není jen otázkou splnění povinností, ale také otázkou etiky a respektu k právům jednotlivců. Dodržování těchto postupů nejen chrání vaši firmu před potenciálními právními sankcemi, ale také posiluje vaše postavení jako odpovědného a etického zaměstnavatele.
JUDr. Irena Valíčková, MBA a JUDr. Adam Valíček, MBA
Vedoucí partneři advokátní kanceláře Valíček & Valíčková, advokátní kancelář, s.r.o., která se řadí mezi větší advokátní kanceláře České republiky. Dále byla tato advokátní kancelář zařazena mezi TOP advokátní kanceláře v ČR týdeníkem EURO a mezi Významné advokátní kanceláře ČR společností Epravo.cz.
Lektoři jsou autoři pracovněprávních vzorů pro právní systém ASPI od společnosti Wolters Kluwer, a.s., členové Rady Expertů Unie personalistů a členové Kolegia expertů AKV Praha. Jsou autoři mnoha článků a publikací. Tým kanceláře tvoří více než 20 odborníků. Kancelář má bohaté zkušenosti se zastupováním u soudních jednání, inspektorátů práce a dalších orgánů. Během školení si lektoři zakládají na osobním přístupu ke každému klientovi.
Získaná ocenění:
2023 Právnická firma roku - velmi doporučovaná kancelář v kategorii regionální právnická firma roku a velmi doporučovaná kancelář v oblasti pracovního práva
2022 Právnická firma roku - doporučovaná kancelář v kategorii regionální právnická firma roku a velmi doporučovaná kancelář v oblasti pracovního práva
2021 Právnická firma roku - doporučovaná kancelář v kategorii regionální právnická firma roku a velmi doporučovaná kancelář v oblasti pracovního práva
2020 Právnická firma roku (doporučovaná kancelář)
2019 Právnická firma roku v oblasti pracovního práva (velmi doporučovaná kancelář)
2019 Týdeník EURO nás zařadil mezi TOP advokátní kanceláře v České republice
2018 Finalista Kanceláře roku (design a pracovní prostředí)