Projekty jsou často pro lidi náročnou prací navíc. Každý projekt přináší výzvy, změny a nejistoty a hlavním problémem je, jak motivovat lidi k aktivnímu zapojení. To nelze bez příznivých postojů a pocitu spravedlivého ocenění. Zaměstnanci musí věřit, že jejich práce je odměněna férově a že jejich úsilí je srovnatelné s úsilím ostatních.
U běžných procesů můžete odměňovat za dosažení norem, ale u projektů to takto jednoduše nejde. Mnoho firem proto projektové bonusy nevyplácí vůbec nebo je vyplácí až na konci projektu, často rovnostářsky nebo mechanicky podle počtu vykázaných hodin. Tento přístup je však k ničemu, zvlášť v době, kdy technologický pokrok změnil způsob, jakým pracujeme.
Proč klasický přístup nefunguje
Historicky jsme v oblasti motivace prošli třemi generacemi:
- Motivace 1.0: založena na přežití
- Motivace 2.0: odměny a tresty za výkon (cukr a bič)
- Motivace 3.0: klíčovými prvky jsou smysl, autonomie a mistrovství
Tip: Doporučuji TED přednášku Daniela Pinka Překvapivé vědecké poznatky o motivaci. V ní jsou jasné důkazy, že Motivace 3.0 funguje mnohem lépe a stále populární metoda “cukr a bič” je kontraproduktivní.
Motivace 3.0 je dnes klíčová – lidé potřebují cítit smysl své práce, mít svobodu a zažívat pocit zlepšování. Výzkum Gallup „What Is Employee Engagement and How Do You Improve It“ zjistil, že 79 % zaměstnanců je neangažovaných nebo dokonce aktivně neangažovaných. Česky řečeno se pro svého zaměstnavatele nepředřou. Studie MIRSloan „Toxic Culture Is Driving the Great Resignation“ pak ukazuje, že toxické firemní prostředí má 10x větší vliv na výpověď než výše mzdy. Za toxickou firemní kulturou pak ale najdete, že firmy neumí spravedlivě ocenit ty schopné.
Jak spravedlivě odměňovat projektovou práci
V SHINE jsme v roce 2014 vytvořili a interně nasadili systém, který zohledňuje nejen odpracovaný čas, ale také roli, důležitost úkolu a především užitečnost výsledků. Tento systém jsme nazvali interně motivační eso (MOTIV-ACE). Díky němu spravedlivěji rozdělujeme projektové bonusy a zvyšujeme kvalitu a rychlost projektové práce.
Jak funguje v praxi? Funguje díky třem jednoduchým principům, kterým říkáme „tajemství“. V rámci každého tajemství jsme pak vyvinuli rituály.
Tajemství 1: Pravidelné veřejné závazky a zpětné vazby
Jedním z klíčových prvků našeho systému je veřejné deklarování závazků. Týdenní projektové schůzky umožňují každému členu týmu oznámit, co plánuje dokončit, a následně je jeho práce hodnocena týmem. Všichni víme, že veřejně vyhlášený závazek má větší váhu než zadání úkolů přes e-mail nebo někde v operativním plánovači. Jistě, lidé si u nás zpětnou vazbu moc dávat neumí, ale naučit se to dá. Je to prostě dovednost.
- Rituál AKVÁRIUM: Výsledky práce musí být transparentní a dostupné v cloudu.
- Rituál MLÝN: Týdenní porady, na kterých hodnotíme splnění závazků, jsou zaměřené na výstupy, ne osobní kritiku.
Tajemství 2: Hodnocení je nejen řečeno, ale také zaznamenáno
Veškerá veřejná ocenění jsou zaznamenána ve formě kreditů. V kreditech se zohlední tyto čtyři faktory: časová pozornost, role, důležitost úkolu a užitečnost výsledku. Od roku 2014 tak nepoužíváme timesheety, ale kredity.
- Rituál NÁDRŽ: Kredity se shromažďují v nádrži a jsou vizualizovány tak, že každý člen týmu může průběžně sledovat stav vlastního kreditního účtu i kreditních účtů ostatních. Takže vše je pod veřejnou kontrolou a z podstaty to odpovídá zákonným požadavkům na transparentnost pravidel pro odměňování.
Tento systém nás vedl k tomu, že se lidé přestali soustředit na to, kolik času stráví na plnění úkolů, a začali se zaměřovat na skutečný přínos své práce.
Tajemství 3: Zrušení přímé vazby mezi prací a finanční odměnou
Jednou z největších inovací bylo zrušení přímé vazby mezi odpracovaným časem a finanční odměnou. Odměny jsou rozdělovány na základě kreditů a jejich hodnota je dynamická – určuje se až na konci projektu na základě rozpočtu na bonusy a celkového počtu kreditů.
- Rituál VÝLOV: Na konci projektu se kredity z nádrže „vyloví“ a rozdělí mezi členy týmu podle jejich počtu. Hodnota kreditu je dynamická – více kreditů znamená nižší hodnotu za jeden kredit. Takže, když lidé dělají zbytečnou práci, nebo se něco musí zbytečně předělávat, to vše přidává kredity. A lidé to přirozeně chápou, že inflace kreditů pro ně není výhodná.
Proces opakujeme každý týden v agilních rytmech a dá se znázornit takto:
Pro evidenci kreditů používáme vlastní cloudovou aplikaci a pro vizualizaci dat pak model v PowerBI.
Jak jsme díky motivačnímu esu zvládli inovace během COVID-19.
Pandemie COVID-19 nás postavila před obrovskou výzvu – jak bleskově inovovat s omezenými zdroji. Naše motivační eso nás v roce 2020 doslova zachránilo. Náš systém jsme aplikovali na inovační projekty a zavedli jsme tzv. „dynamické akcie“. Lidé začali dostávat podíly za úspěšné inovační projekty. Prostě kredity projektového týmu začaly být směňovány za určitý podíl na výnosech z těchto inovací. Tyto podíly se vyplácí po určité předem dohodnuté období od uvedení inovace na trh. Tím se výrazně zrychlil a zkvalitnil náš inovační proces. „Jak jednoduché, ale jak účinné“, mám- li parafrázovat Miloše Kopeckého v roli barona Ruperta von Kratzmara ve filmu „Adéla ještě nevečeřela“.
Jak motivační eso pomáhá s motivací v éře AI a automatizace.
S nástupem umělé inteligence a automatizace se práce lidí, kteří pracují s počítači, rovněž výrazně změnila. Dnes dokáže jeden člověk díky AI a automatizaci vytvořit za hodinu klidně desetkrát více hodnoty než dříve. V tomto kontextu nemá smysl odměňovat lidi za odpracované hodiny. Tím bychom je spíše trestali za efektivitu a pokrok nebo je nutili do výkazů lhát.
Díky našemu motivačnímu esu máme flexibilní a spravedlivý systém, který umožňuje lidem pracovat tak rychle, jak chtějí, a odměňuje je za skutečný přínos.
Závěr
Motivační eso (MOTIV-ACE) jsme původně vytvořili na spravedlivé rozdělování projektových bonusů. Časem jsme však zjistili, že nejde jen o peníze, ale hlavně o pocit uznání a spravedlnosti v rámci projektového týmu. Lidé se díky tomuto systému stali kreativnějšími, efektivnějšími a začali lépe spolupracovat. A také mají důvod učit se nové dovednosti.
Tento přístup podporuje principy Motivace 3.0 – lidé se soustředí na smysl své práce, mají autonomii a zažívají pocit mistrovství díky pozitivní zpětné vazbě.
A mně v roli šéfa firmy to přineslo zjednodušení řízení, kdy už nemusím neustále něco kontrolovat a hodnotit. Tudíž mám více času na skutečně důležité věci. Daleko méně často také zažívám situace, kdy za mnou chodí moji kolegové, abych za ně řešil věci, které si mají vyřešit sami.
Více k tématu si můžete poslechnout ve videorozhovoru Postoje: Přestaňte odměňovat lidi čistě za hodinu práce – Budete mít lepší výsledky a v souvisejícím článku Řízení projektů 5.0: Lidé jako klíč k úspěchu v digitální době
