Všimli jste si, že e-maily, které odcházejí z vaší firmy k zákazníkům, vykazují nedostatky? Uspořádejte pro zaměstnance kreativní školení, jak správě e-mail používat. V první řadě byste měli sestavit jednoduchého průvodce správnými postupy. Na Internetu je jich k dispozici celá řada, tak se můžete inspirovat. K samotnému školení přichází článek s několika tipy, z nichž si můžete vybrat, které nejlépe zapadnou do vaší firemní kultury.
- Nechte zaměstnance zvolit příklady špatného používání e-mailu, které je nejvíce otravují. Výsledky zveřejněte. Můžete připravit plakátovou kampaň s deseti největšími prohřešky.
- Pošlete každému e-mail s typickými chybami. Požádejte zaměstnance, aby je opravili a nejúspěšnějšímu dejte nějakou cenu.
- Udělejte si dojmové cvičení. Malým skupinkám zaměstnanců rozdejte skutečné, ale anonymní, e-maily s typickými nedostatky a požádejte je, aby třemi až čtyřmi klíčovými slovy pojmenovali svůj dojem z daného e-mailu. Sdílejte své dojmy a zapamatujte si je.
- Dejte zaměstnancům skutečné příklady e-mailů a požádejte je, aby je přečetli před ostatními tak, jak jsou napsány, tj. s překlepy a dalšími chybami. Použil-li pisatel velká písmena, při čtení křičte.
- Pokud máte problém s tím, že vaši zaměstnanci píší příliš dlouhé a složité e-maily, seznamte je s běžnými indexy čtivosti. Jsou-li e-maily příliš formální, nebo naopak neformální, udělejte si cvičení, v němž budete jednotlivé zprávy označovat na škále formálnosti od jedné do deseti. Společně přepište cvičené zprávy tak, jak by měly vypadat.
- Sehrajte scénku, v níž si budete vyměňovat e-maily, jako byste si telefonovali. Sledujte návaznost.
- Rozdělte zaměstnance do skupin, v nichž budou diskutovat o způsobech změny, která zavede ve firmě vysokou kulturu e-mailové komunikace.
- Zaveďte každoroční soutěž o nejlepší e-mail. Požádejte zaměstnance, aby posílali své nominace, vyberte pět nejlepších a uspořádejte hlasování o vítěze.
- Najměte herce, který bude procházet pracovištěm, nahlídne do e-mailů a případně vynadá těm, kteří dělají chyby.
- Každý týden po dobu dvou měsíců posílejte e-mail a vyvěšujte oznámení s jedním tipem, jak zlepšit e-mailovu komunikaci. Můžete jej například vyvěsit na dveře na toaletách.
-kk-