IM – kdysi tabu v oblasti obchodní komunikace – pomalu získává širší akceptaci jako efektivní a rychlý komunikační prostředek mezi spolupracovníky i klienty. Podle amerického průzkumu z roku 2006 využívá IM 35 % zaměstnanců z 416 oslovených firem. Ať už vaše firma má, nebo nemá formální směrnice řešící IM, držte se následujících návrhů při IM a neměli byste se dostat do problémů:
- Zjistěte, zda má vaše firma směrnice řešící IM. Pokud ano, seznamte se s nimi.
- Využijte soukromí IM. V prostředí s otevřenými kancelářemi nabízí IM zaměstnancům možnost komunikovat s kolegy důvěrněji. Než začnete psát, přečtěte si ale následující bod.
- Uvědomujte si, že vaše zprávy mohou být sledovány. Jen proto, že můžete to, co napíšete, rychle vymazat neznamená to, že vás firma nemůže monitorovat, nebo že příjemce nemůže zprávy archivovat.
- Pozor na viry. Pokud si stáhnete bezplatný software pro IM, ujistěte se, že vaše IT může uplatnit řádná bezpečnostní opatření, aby se ochránila firemní síť.
- Zachovejte si profesionální identitu. Nezapomínejte i při IM zachovávat profesní image a to i v tom ohledu, jak si zde říkáte.
- Dodržujte akceptovaný protokol IM. Microsoft uvádí, že až 78 % uživatelů IM si pochvaluje rychlé fungování IM oproti e-mailu.
- Udržujte osobní a profesní kontakty odděleně. Separujte seznamy svých kamarádů od svých pracovních kontaktů, abyste zajistili, že ani jedna strana neobdrží nežádané informace.
- Opatrně, jak to řeknete. Zatímco povaha IM je neformální a konverzační, nezapomínejte, že jste v práci.
- Víte, co říkáte? Než využijete nějaké zkratky pro IM, ujistěte se, že opravdu víte, co znamenají.
- Vyhněte se pomluvám. Blesková rychlost IM je živnou půdou pro šuškandu. Vyhněte se tomu, nebo se spálíte.
-av-