Jak se nenechat zahltit e-maily

Máte pocit, že trpíte „infománií" a v jejím důsledku nezvládáte svou práci? Pak je pravděpodobně čas udělat si pořádek v e-mailové schránce. Odborné studie potvrzují, že neustálé vyřizování telefonátů, e-mailů a dalších elektronických zpráv snižuje výsledky v IQ testech až o deset bodů, což je více než v případě probdělé noci nebo kouření marihuany. Co s tím?

- Filtrujte nechtěnou poštu. Každý kvalitní e-mailový klient umožňuje filtrování pošty podle odesílatele, předmětu nebo příjemce. Projděte si svou schránku a vyfiltrujte zprávy, které vám neustále chodí, i když jsou pro vás zcela nerelevantní. Půlhodina strávená nastavováním filtrů vám výrazně usnadní život.

- Porazte spammery v jejich vlastní hře. Nepodléhejte největšímu triku odesílatelů spamu a neotevírejte odkazy, které se tváří jako možnost odhlásit se od odběru příslušných zpráv. Šiřitelé spamu tímto způsobem pouze testují, zda jde vaše adresa aktivní, což následně vede k ještě většímu objemu nevyžádaných zpráv.

- Rozvrhujte období, kdy nebudete rušeni. Vyčleňte si určité části dne, večery nebo víkendy, kdy nebudete na příjmu prostřednictvím telefonu, počítače ani PDA. E-mail vypínejte také při práci na důležitých projektech a kontrolujte jej po určité době, např. jednou za hodinu.

- Jděte k věci. Do předmětů zpráv pište jasná určení řešených témat a účel zprávy vyjádřete v prvních dvou řádcích. Kroky, které očekáváte od  příjemců zpráv, vyjádřete naprosto jasně.

- Nepřispívejte k šíření spamu. Odrazujte od psaní zpráv obsahujících pouze jedno slovo, např. „díky" nebo „OK". V takovém případě je lepší poslat zprávu pomocí instant messagingu nebo ji vyjádřit z očí do očí.

-kk-

Article source The Guardian - website of the British daily
Read more articles from The Guardian