Pravděpodobně jste již odeslali tisíce e-mailů a nikdo si nestěžoval na váš styl psaní. To však ještě neznamená, že vás právě vaše e-maily nepřipravují o důvěryhodnost či drahocenný čas. Soupis nejčastějších chyb e-mailové komunikace přinesl server hrcommunication.com. Radí vytisknout si jej a umístit co nejblíže počítači.
1. Příliš dlouhé zprávy
Dlouhé e-maily nikdo nečte. Dejte si limit maximálně 300 slov pro jasné vyjádření vaší myšlenky.
2. Příliš vágní zprávy
Lidé se rozhodují v několika vteřinách, zda budou váš e-mail číst. Proto je zapotřebí smysluplného předmětu a silné první věty.
3. Příliš egocentrické zprávy
Čtenáře zajímají myšlenky a řešení ve vztahu k nim. Ujistěte se proto, že vaše zprávy obsahují více „vy“ než „já“.
4. Příliš nudné zprávy
Dlouhé odstavce spolehlivě odradí od čtení. Používejte proto krátké odstavce a na konci shrňte důležité body pomocí bodového seznamu.
5. Příliš pasivní zprávy
Pište v činném slovesném rodě (podmět provádí děj).
6. Příliš objemné zprávy
Přikládání velkého množství příloh vyvolává u příjemců pocit zahlcení daty. Přikládejte proto pouze skutečně potřebné informace.
-kk-