Měřili jste někdy, kolik času denně strávíte vyřizováním emailů? Je to přece pro vaší práci nezbytné, ale co když se poznáte v následujícím popisu:
Cítím se nesvůj. Podívám se radši, jestli mi nepřišel email. Zarazil jsem se při psaní článku, nejde mi to. Podívám se na emaily. Nudný telefonát. Tak otevřu schránku. Čekám ve výtahu. Podívám se na emaily.
Díky jednoduchému a všudypřítomnému přístupu k internetu řada z nás využívá emaily k rozptýlení a odvedení pozornosti. Přitom nám to dodává falešný pocit zodpovědnosti - přece stále pracujeme. Musíme se ujistit, že nám nic neunikne, a zareagovat včas, nejlépe okamžitě.
Ve skutečnosti jde ale o velký problém. Zlozvyk, který nás ovládá. Pak si všichni stěžujeme, že díky emailům nestíháme práci. Přitom neefektivita se neskrývá v emailech samotných, ale v tom, jak je vyřizujeme.
Klíčem je určení konkrétního času, kdy budeme na emailu přístupní. Kromě toho vyřizování zpráv ve velkém vede k větší efektivitě, než když vyřizujeme každou zvlášť.
Zkuste třeba věnovat emailům 3x denně 30 minut (postupně zjistíte, zda je to dost na vyřízení všeho, co je třeba). Budete mile překvapeni, o kolik víc toho denně stihnete. Pokud se vás mimo tento čas zmocní pokušení podívat se do schránky, zhluboka se nadechněte a odolejte mu. Pokuste se přivést pozornost zpět na úkol, který zrovna máte plnit. Uklidněte se a uvidíte, že rozhodně nic nezmeškáte.
-th-