Manažeři projektů si musí dávat pozor na vše, co by mohlo jejich projekt ohrozit. Takovou hrozbou může být například i nerealistický odhad postupu projektu či zatajování skutečnosti před vyšším managementem. Do této situace se často dostávají především ti vedoucí projektů, kteří si nedokáží realisticky stanovit určité kontrolní body v průběhu projektu. Tyto realistické odhady často nahrazuje jakýsi „nákupní seznam“ věcí, které je potřeba udělat, sestavený bez ladu a skladu.
Jak projekt postupuje, manažer zjišťuje, že nemá kontrolu nad všemi věcmi, které si zapsal do seznamu a že i zaměstnanci se v nich ztrácí. Manažeři projektů proto pořádají pravidelné (obvykle týdenní) porady, na kterých zjišťují, co kdo nestihl – výsledky obvykle nebývají příliš uspokojivé, protože se zjistí, že lidé se vůbec nedozvěděli, co se od nich v tom slavném projektovém plánu očekává. Úkoly se dají pouze odhadovat, což velmi zdržuje.
Manažeři by si proto neměli vytvářet plány, které stejně nemohou kontrolovat, ale zaměřit se pouze na nejdůležitější milníky v projektu. Důležitá je i strategická struktura projektu, tedy popis toho, jak by mělo být těchto úkolů dosaženo. V tomto plánu by měla mít své místo každá funkce, která se jej účastní – zaměstnanci musí vědět, co se od nich očekává.
Zdroj: 4PM - stránky věnované project managementu