Emaily a vůbec ostatní moderní technologie jsou při komunikaci, ať už se zákazníky, ostatními firmami nebo úřady, čím dál rozšířenější. Proto je nutné, stejně jako u klasických „papírových“ dokumentů, udržovat si i v elektronických dokumentech pořádek a mít možnost se k nim kdykoliv vrátit. To nám umožňují různé programy pro jejich správu.
Zpočátku byly programy pro správu emailů velice jednoduché a práci příliš neulehčovaly. Procházení a vyhledávání bylo většinou manuální a i počty archivovaných emailů byly omezené. V současné době šel ale vývoj v této oblasti velice kupředu. Mezi některými programy jsou veliké rozdíly, ale vesměs umožňují následující operace:
* vytváření emailů,
* rozdělování,
* vyhledávání,
* přesměrování,
* archivování,
* zajištění bezpečnosti a
* průběžné odstraňování.
Největším problémem je asi rozdělování emailů, které mají přílohy. Na ty je většinou pohlíženo jinak než na ty bez nich. Co se týče archivování emailů, jsou většinou děleny podle výše uvedeného kritéria a dále potom podle informací v hlavičce, jako předmět, datum, atd. Druhou možností je vyhodnocování vlastního obsahu emailu, popřípadě příloh.
Další důležitou schopností správce emailů je možnost přesměrovat emaily těm zaměstnancům, kteří si s daným problémem dokáží nejlépe poradit, nebo automaticky odpovídat na emaily s určitým obsahem. Co se týče zajištění bezpečnosti, většina programů kontroluje příchozí a odchozí emaily proti virům a zajišťuje správu citlivějších zpráv a příloh.
Article source E-doc Magazine - server s informacemi o správě podnikového obsahu a CRM