Proklínáte e-maily? Nezneužívejte je.

Zdá se to neuvěřitelné, ale e-mail skutečně kdysi podporoval a zvyšoval produktivitu zaměstnanců. Díky němu totiž mohli komunikovat téměř v reálném čase, a to jak s kolegy v sousední kanceláři, tak i s těmi, kteří se zrovna nacházeli na druhém konci světa. Dnes na e-mail spíše každý nadává. Průměrný pracovník podle různých průzkumů stráví denně 2-4 hodiny tím, že se snaží roztřídit e-mailové zprávy a vybrat ty, které jsou pro něj relevantní.

Jak je možné, že se z tak mocného nástroje stala spíše koule u nohy? Odpověď je jednoduchá. Lidé e-mail zneužívají, případně používají nesprávným způsobem. E-mail je vhodný pro komunikaci dvou osob mezi sebou nebo pro sdělení jednotlivce určená skupině osob. Podpora komunikace skupiny osob s jinou skupinou osob je ve většině e-mailových systémů však vyřešena špatně. Proto dochází k tomu, že po firmě koluje dokument, na který se nabalují různé komentáře, ale který se nedočká konečného vypracování.

Dalším problémem je „zatajování znalostí“ – když se někdo zeptá skupiny na konkrétní otázku, odpověď bývá obvykle adresována jednotlivci, aniž by se o tom zbytek skupiny dozvěděl. Naopak když konkrétní záležitost komentuje více osob, výsledkem je nekonzistentní směsice názorů, která výrazně komplikuje proces kontroly. Neexistuje žádný centrální sklad znalostí a lidé je musí pracně hledat, např. v uložených e-mailech. Nakonec zjistí, že třeba jednu otázku již řešili několikrát.

Řešením je přenést tyto problémy na aplikaci, která je dokáže zvládat a uvolnit si tak e-mail pro účely, ke kterým byl původně stvořen. Takovými aplikacemi jsou nástroje pro spolupráci a správu obsahu. Ty obvykle sdružují všechny kolaborativní funkce na jednom místě, takže uživatel může z jediného rozhraní přistupovat k firemním nástěnkám, diskusním fórům a důležitým vzkazům. Při výběru těchto aplikací je však nutné myslet na to, že zaměstnanci nikdy nepřijmou řešení, které je co do ovládání složitější než to, které má nahradit.