Většina manažerů hledá stále nové způsoby, jak ušetřit čas, aby mohli plnit své stále náročnější cíle. Jedním z takových způsobů je vědomé usilování o odstranění chaosu z každodenního pracovního života. Server openforum.com je popisuje pomocí následujících deseti kroků.
1. Uvědomte si, kdy vypnout
Introverti dobře poznají, kdy je třeba ubrat a setrvat chvíli v klidu. Extroverti by měli tuto vlastnost cíleně rozvíjet, aby jejich život byl klidnější.
2. Spočtěte si finanční hodnotu svého času
Vypočtěte si hodinovou cenu své práce a podle toho pak vyčíslete, kolik peněz vás stojí čas, který v práci strávíte na sociálních sítích nebo jinými zbytečnými aktivitami.
3. Nepodceňujte přípravu na prezentace
I když máte s prezentacemi dlouhodobé zkušenosti, nikdy nepodceňujte přípravu. Vždy si předem ujasněte, co si posluchači mají z vašeho vystoupení odnést a uzpůsobte přípravu tak, aby vaše prezentace nebyla příliš dlouhá a nevzdalovala se od tématu.
4. Naučte se obnovit poškozený soubor v PowerPointu
Předejděte situacím, kdy až na začátku své prezentace zjistíte, že váš soubor s prezentací nejde otevřít a vy s tím neumíte nic udělat. Pro jistotu si prezentaci vždy ještě vytiskněte na papír.
5. Řiďte svou energii, ne svůj čas
Vždy se plně soustřeďte na konkrétní úkol. Odstraňte veškeré zdroje možných vyrušení a splňte jej co nejrychleji. Pak si dejte přestávku a opět se plně soustřeďte na další úkol.
6. Připravte si osnovu každého telefonátu
Sepište si seznam klíčových bodů, o kterých chcete mluvit. Mluvte k věci a hovor vždy ukončete krátkým shrnutím domluvených rozhodnutí. Předem si také připravte zprávu, kterou případně zanecháte ve hlasové schránce.
7. Nehledejte stále více informací
Připusťte si, že nikdy nezískáte všechny informace. Váš průzkum terénu by se neměl protahovat do nekonečna a zbytečně odkládat rozhodnutí.
8. Nedýchejte druhým na krk
Pokud pracujete přesčas jen proto, že máte potřebu kontrolovat práci druhých, přestaňte s tím. Zaměřte své soustředění na své priority a umožněte ostatním, aby se učili jednat samostatněji.
9. Zvažte školení v oblasti řízení procesů
Pokud vás stále chybí formální proces pro řízení vaší společnosti či oddělení, zkuste školení typu Six Sigma a následnou aplikaci principů procesního řízení.
10. Všude přicházejte včas
Pečlivě si plánujte čas čekání na porady, schůzky či dopravní prostředky. V klidu pak můžete vyřešit e-maily, plánovat si další aktivity nebo si jen v klidu utřídit myšlenky. Když budete všude přibíhat na poslední chvíli, chaosu ve svém životě se nezbavíte.
-kk-