Stejně tak jako existují jisté zásady pro emailovou korespondenci a osobní schůzky, tak i obchodní a konferenční jednání po telefonu mají několik nepsaných pravidel. Nyní jsme je za pomoci serveru The Daily Muse sepsali. Řídíte se podle nich?
1. Dohodněte se na tom, kdo zavolá komu, na jaké telefonní číslo a kdy. Mailing 3 minuty poté, co měl důležitý hovor proběhnout, zda můžete zavolat a na jaké číslo, zdržuje obě strany.
2. Jste-li ten, co o něco žádá, pak vy byste měl být i ten, kdo zavolá jako první. Pokud naopak máte někomu pomoci vy, dohodněte se, ať vám druhá osoba zavolá první, ať ji nemusíte nahánět.
3. Vyhraďte si čas, který podle potřeby (i zkušeností) rozhovor zabere. Může to být 5, 10 i 20 minut. Obvykle by telefonát neměl trvat déle než 30 minut. Pak je očividné, že bude lepší osobní schůzka.
4. Víte-li, že nestíháte důležitý hovor, uvědomte osobu emailem nebo SMS zprávou předem. Ujistěte ji, že zavoláte okamžitě, jakmile to bude možné. Omluvy za zpoždění vyřešíte pak.
5. Pokud volaný nereaguje na váš telefonát, nenechejte mu hlasovou zprávu hned napoprvé. Zkuste mu zavolat o 2-3 minuty později a poté zanechte zprávu, je-li třeba, s informací, jak dlouho ještě budete k dispozici. Nevolejte znovu, pokud není situace urgentní.
6. Pokud plánujete konferenční hovor, nastavte si vytáčení osob předem. Existuje mnoho poskytovatelů těchto služeb, které jsou zdarma, například UberConference.
7. Snižte počet účastníků na minimum. Čím více lidí bude zapojených do hovoru, tím méně budou poslouchat. Kontaktujte pouze ty osoby, které jsou skutečně pro jednání důležité, ostatní souhrnně informujte emailem.
8. Najděte si klidné místo, kde je dobrý signál. Použití pevné linky eliminuje technické problémy.
9. Pokud nemáte jinou možnost než volat z rušné kanceláře, uvědomte kolegy okolo, že budete mít důležitý telefonát. Je slušností snížit okolní hluk na minimum.
10. Jestliže voláte z jiného zařízení, než jste zvyklí, ujistěte se, že víte, jak s telefonem zacházet. To se týká především telefonů s odlišným operačním systémem. Chybné přepojování telefonátů nebo neschopnost vést připojit dalšího účastníka jen znepříjemní další jednání.
11. Raději nepoužívejte prezentace během telefonátu ke sdílení důležitých informací. Pokud však musíte, využijte namísto emailu službu sdílení obrazovky například pomocí GoToMeeting nebo Screenleap.
12. Pokud využíváte službu sdílení obrazovky, opět se ujistěte, že funguje ještě před zahájením důležitého hovoru a že i váš protějšek je technicky vybaven, aby s vámi mohl potřebné materiály sdílet.
13. Hovoříte-li s volaným poprvé, zvažte raději využití videokonference, abyste maximalizovali jeho pozornost.
Zde jsme vám poskytli jen několik základních rad, které by vám měli ulehčit od technických a dalších problémů spojených s vašimi telefonáty. V následujícím díle tento seznam doplníme o další neméně důležité zásady.
-bn-