Porada může velmi prospět produktivitě práce všech zúčastněných, stejně tak ji ale může srazit až k nule. Záleží na tom, jak dobře je setkání připraveno a zrealizováno. Někdy je totiž porada nezbytným předpokladem pro efektivní plánování a koneckonců i pro morálku, na druhou stranu však během porady zůstává vaše běžná práce stát. Mohou vznikat zpoždění a vy zůstáváte pozadu. Lze z porad udělat skutečně účinný nástroj, který by vám pomáhal? Ano, lze.
Je třeba stanovit jasného vedoucího porady a jasné cíle, se kterými se každý seznámí ještě před tím, než na poradu přijde. Někdy může poradě prospět, když se odehraje za pohybu a ne vsedě. Také nezvěte příliš mnoho lidí a spíše než PowerPoint využijte tabuli, radí web businessknowhow.com.
Porada musí mít vedoucího a cíle
Musí být někdo, kdo je za poradu zodpovědný, kdo má rozhodující slovo a kdo bude usměrňovat konverzaci směrem od brainstormingu k reálným rozhodnutím. Stejně důležité jsou cíle. Jen když je znáte, tak víte, čeho se vlastně chcete dobrat a o čem vlastně budete rozhodovat. Bez jasně definovaných cílů vaše diskuze rozbředne a je možné, že převáží nedůležitá, podružná témata. Jasně stanovený cíl vám také definuje, kdy má porada skončit. Pokud někdo chce diskutovat dál, na další témata, musí si naplánovat další setkání.
Dobrá příprava znamená znát své stanovisko předem
Trvejte na tom, aby si každý dopředu připravil a promyslel své nápady a návrhy. Porada pak bude mnohem kratší a dost možná i plynulejší. Také skutečně přinese výsledky, místo toho, aby jen okrádala o čas. Nezapomeňte na závěr stanovit, jaké budou další kroky.
Zkuste se rozpohybovat
Neseďte stále jen u konferenčního stolu. Zkuste nějaká témata probrat v tělocvičně, proměňte poradu ve společnou procházku celého týmu nebo pořádejte porady na stojáka. Budete mít více energie a také uděláte něco pro své zdraví.
Hlava na hlavě poradě neprospívá
Když pozvete příliš mnoho lidí, můžete se spolehnout na to, že výsledkem bude chaotické prostředí, kde se nic neudělá. Pozvěte tedy pouze ty, kteří skutečně musí být přítomni. Koneckonců po poradě mohou své kolegy s výsledky seznámit.
Tabule místo PowerPointu
Vizuální materiály by měly být distribuovány předem, a tak klíčová slova, grafy a procesy můžete malovat rukou. Na konci porady můžete výsledek vyfotit mobilem, abyste na nic nezapomněli.
Tip na závěr: Přečtěte si, jak se řídí porady ve společnosti Google zde.
-jk-