Tuto ochranu můžete zajistit na několika úrovních:
- na úrovni systému (zajištění počítačové sítě a počítače),
- na úrovni datového souboru Excel (heslo k souboru, případně režimy pouze ke čtení apod.),
- uvnitř příslušného souboru ochranou zápisu do buněk, vlastních buněk, vzorců, přístupem pod heslem jen do některých oblastí buněk a zamezením manipulace s listy.
Popišme si jednotlivé možnosti.
1. Ochrana na úrovni systému
Tento způsob ochrany dat je problematikou správného nastavení přístupových práv k datovým souborům v rámci sítě a je ve většině případů zajištěn místním správcem.
V případně ochrany lokálního počítače (data nejsou na síti, ale přímo na počítači) lze ochranu zajistit zaheslováním počítače na úrovni BIOSU, nebo operačního systému, čtečkou čipových karet, čtečkou otisků prstů atd.
2. Ochrana souborů v Excelu – zajištění heslem
Tento způsob ochrany se nejčastěji používá pro zajištění přístupu k souboru pouze pro oprávněné osoby. Excel se při otevírání souboru vždy ptá na heslo. Pokud uživatel heslo nezná, soubor neotevře.
Postup nastavení hesla:
Máte otevřený příslušný soubor.
Zvolíme příkaz k uložení souboru (Soubor/Uložit jako) a ve spodní části dialogového okna pomocí příkazů Nástroje/Obecné možnosti se dostaneme do nastavení hesel:
Zde zvolíme příslušné heslo:
Heslo pro otevření – uvedené heslo zajistí hlavní přístup do souboru.
Heslo pro úpravy – v případě nastavení tohoto hesla, se stává heslem pro otevření souboru s možností jeho uložení. Heslo pro otevření potom slouží pouze k otevření souboru ke čtení (bez možnosti uložení pod stejným názvem).
Pokud chceme zadat heslo pro přístup do souboru (s tím, že potom už může uživatel dělat se souborem co chceme), tak nastavíme heslo jen pro otevření. Zadáme heslo, počítač se nás ještě jednou zeptá pro potvrzení a vše potvrdíme. Soubor uložíme a zavřeme.
Při příštím přihlášení se již Excel bude ptát na heslo, a pokud jej neznáte, do souboru se nedostanete:
Po zapsání správného hesla se nám soubor otevře a můžeme v něm bez omezení pracovat.
Pokud v nastavení možností hesel zapneme navíc položku „Doporučeno pouze pro čtení“, otevře se nám vždy soubor s následujícím dotazem, kde zvolíme druh otevření:
A poslední příkaz „Vždy vytvořit záložní kopii“ (v nastavení možnosti hesel) umožňuje vždy při každém uložení souboru uložit i původní soubor do zálohy s příponou .xlk.
… pokračování příště:
Ochrana pro zápis buněk tabulky a skrytí vzorců proti překopírování.
Ochrana souboru proti manipulaci s listy.
Nastavení více oblastí buněk pod heslem - s různými přístupy.
Zajištění blokace zápisu do buněk dle kritérií (čísla, text, výčtový typ, podmínky dle vzorců…)