Time management pomáhá lidem udělat více práce v kratším čase, s menším stresem a získat více prostoru pro to, co chtějí dělat. Článek přináší deset zásadních technik řízení času, z nichž každá vám pomůže vyšeřit alespoň hodinu denně.
- Udržujte rovnováhu. Život se skládá ze sedmi základních důležitých oblastí – zdraví, rodiny, financí, intelektu, sociálního zázemí, profesionálního uplatnění a duchovní složky. Nemůžete věnovat každé této oblasti stejný čas každý den, dlouhodobě je to však velice důležité.
- Využijte moci pera. Naučte se zapisovat důležité věci, ať už pomocí tužky a papíru nebo zvoleného elektronického zařízení. Zapisován důležitých věcí pomáhá snadněji si zapamatovat, co vše je třeba udělat a získat širší pohled na řešené problémy.
- Plánujte každý den. Sestavte si seznam věcí, které je třeba udělat v určitém horizontu. Každý večer si pak najděte čas na naplánování dalšího dne. Bez denního plánu se můžete lehce dezorientovat a chybně se soustředit na nepodstatné věci.
- Určete si priority. Na seznamu vašich úkolů budou více a méně důležité položky. Člověk má přirozenou tendenci plnit jednodušší, méně důležité úkoly. Proto je třeba určovat si priority mezi důležitými úkoly, aby nezůstávaly bez odezvy.
- Kontrolujte odkládání. Odkládání plnění důležitých úkolů je běžná věc. Horší je, že u odložených úkolů již mnohdy nenacházíme sil, abychom je dotáhli do konce. Jednou z možností, jak to dokázat je přistupovat k odkládaným úkolům jako ke hře. Nenechejte se vyrušovat okolními podněty a rozdělte úkol na menší součásti, které bude možné řídit. Udělejte první krok a uvidíte, že budete chtít dospět do konce.
- Nenechejte se vyrušovat. Průměrného kancelářského pracovníka čeká každý den 50 vyrušení od práce. Tato vyrušení si průměrně žádají pět minut. Znamená to tedy průměrné čtyři hodiny denně, kdy se musíme zabývat přerušeními. Některá tato přerušení jsou důležitá, jiná nikoli. Zapisujte si proto, kdo nebo co vás každý den vyruší od práce, abyste mohli nedůležitá přerušení eliminovat.
- Delegujte úkoly. Delegování umožňuje rozšířit vás čas prostřednictvím druhých osob a zvýšit vaše výsledky. Nejobtížnější je přiznat si tuto skutečnost a dokázat část své práce předat někomu jinému. Uvědomte si, že všechno dělat nemůžete, ptejte se u jednotlivých úkolů, zda je skutečně nejlepší, abyste je plnili vy sami.
- Řiďte porady. Porady mohou být velkou ztrátou času, pokud se neorganizují dobře. Nejprve je třeba zvážit, zda je konání porady skutečně nutné a kdo se musí účastnit. Vždy je třeba mít písemnou agendu, vymezený časový rozvrh. Účastníci by s ním měli být seznámeni předem.
- Zorganizujte si papírování. V dnešní době není nijak složité dostat se do záplavy komunikace, ať už písemné, telefonické či elektronické. Snažte se proto každý „papír“ vyřešit najednou a už se k němu nevracet. Pokud se k něčemu musíte vracet, naplánujte si, kdy to bude nejvhodnější.
- Zapisujte si čas. Pokud chcete řídit svůj čas, musíte jej měřit. Zapisujte si své denní úkoly a jak dlouho jste je plnili.
-kk-