Jak produktivní jsou vaše porady? Soustředíte se v jejich průběhu na agendu, nebo se více koncentrujete na to, jak udělat z prázdného plastového kelímku co nejvíce malých kousků? Možná si připadáte, že vaším největším úspěchem bylo snězení většího počtu koblih. Pokud ano, samozřejmě nejste sami.
První krok, jak zefektivnit porady, spočívá v pochopení, že jde o týmovou záležitost. Všichni účastníci by v ní měli hrát určitou roli. Než poradu svoláte, měli byste si bát jistí, že je nutná. Některé věci není třeba sdělovat osobně, ale pouze e-mailem nebo oběžníkem. Pokud se domníváte, že je porada na místě, držte se pravidla pozvat co nejméně účastníků – pouze klíčové lidi.
Efektivní porada vyžaduje vedení. Je třeba pojmenovat cíl porady a klíčové role účastníků. Článek přináší několik rad, jak zefektivnit porady:
- Pokud se chystáte předložit nějaký návrh nebo diskutovat o nějakém problému, dejte o tom předem vědět všem účastníkům.
- Prohlédněte si agendu a přinesete veškeré potřené materiály, abyste se mohli informovaně rozhodovat.
- Nesnažte se předem lobovat mezi určitou skupinou účastníků a ostatní pak svými návrhy šokovat. Informujte předem všechny, aby to mohl být „férový boj“.
- Dostavte se a začněte včas.
- Pokud se nemůžete dostavit, informujte ostatní předem a případně za sebe vyšlete někoho jiného, kdo bude schopen rozhodovat alespoň částečně vaším jménem.
- Než začnete nesouhlasit, soustředěně naslouchejte a snažte se porozumět.
- Jste-li zapisovatel, do 48 hodin doručte všem účastníkům zápis z porady.
- Pokud souhlasíte, že něco uděláte, udělejte to.
- Sarkasmus, osobní útoky, vyrušování a nepouštění ostatních ke slovu je neproduktivní chování. Nedopouštějte se těchto chyb.
- Nesouhlasit je v pořádku, jakmile však většina dojde k rozhodnutí, měli by je podpořit i ostatní. Pasivní rezistence, sabotáž, pomlouvání a podobné chování není správné.
- Pamatujte na oslavu úspěchu a poděkování účastníkům za jejich snahy.
-kk-